Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

– могут заинтересоваться новым продуктом;

– могут дать комментарии для статей о нас в прессе.

Эти категории, не такие общие, как «Клиенты» или «Поставщики», нацелены на поиск людей, которые вам интересны в связи с какими-то событиями, проектами, процессами. Если вы решите создавать такие категории, обязательно нужно отделить их от основного списка. Как вы помните, категории оперативного планирования мы начинали с единицы («1-День», «1-Неделя»), контекстные категории – с двойки («2-Шеф», «2-Клиенты»), соответственно, специальные категории контактов можно начать с тройки («3-Приглашать на презентации», «3-Высылать анонсы новых продуктов»). Поскольку в любых списках категории всегда располагаются по алфавиту, мы никогда их не перепутаем.

Управление контактами в Outlook, в отличие от любых бумажных носителей, позволяет:

– создать в вашей команде четкое понимание: кто чем занимается, к кому с каким вопросом обращаться, кто участвовал в том или ином мероприятии, – наладив систему связывания контактов ваших сотрудников, клиентов и партнеров с задачами, встречами и заметками;

– создать базу контактов организаций ( клиентов, поставщиков и т. п.), с которыми ассоциированы контакты важных для вас сотрудников этих организаций. Это позволит управлять всеми взаимоотношениями с внешним миром;

– при отсутствии специализированного CRM-решения (системы взаимоотношений с клиентами) – организовать его с помощью общих папок контактов на Microsoft Exchange Server, с доступом к ним из Outlook. При необходимости – интегрировать с системой бухгалтерского и товарного учета в 1С.

1. Фиксируйте контактную информацию сразу.

2. Обязательно отмечайте в контакте Outlook обстоятельства знакомства с человеком.

3. Находите нужного человека по ключевым словам либо сгруппировав контакты по категориям.

4. Кроме общих тематических категорий пользуйтесь специальными категориями для контактов, например «Приглашать на презентации новых продуктов».

5. Связывайте ваши встречи, задачи, заметки и т. д. с контактами, чтобы видеть, к кому с чем обращаться.

Военные всего мира хорошо знают важность связи. Узлы связи противника необходимо уничтожать так же быстро, как штабы и ракетные батареи. Связь – это жизнь.

Наш век – век информации. Потоков, рек, морей информации, на которую нужно своевременно реагировать. У каждого из нас бывали моменты, когда поток информации и событий уплотнялся. Считаные дни определяли дальнейшие месяцы и годы. От способности быстро обработать входящую информацию, систематизировать ее, выделить главное, вовремя отреагировать зависело все.

Для любого представителя живой природы скорость реагирования – это возможность выживания. Есть версия, что динозавры вымерли из-за слишком большого размера тела. Нервный импульс долго шел от конечностей к мозгу и обратно, в результате противник успевал нанести смертельные ранения и отскочить. Сила была бессильна против скорости реакции.

Если вспомнить закат великих империй, можно выделить одно общее свойство: высшие эшелоны становятся нечувствительны к информационным сигналам – письмам с мест, донесениям и т. п. Самоуспокоенность и самодовольство приводят к глухоте. И наоборот, в эпоху расцвета империи у любого человека есть шанс донести свою информацию до верхов. Например, крикнуть «Слово и дело государево!» – и быть выслушанным на самом высоком уровне.

Военные всего мира хорошо знают важность связи. Узлы связи противника необходимо уничтожать так же быстро, как штабы и ракетные батареи. Связь – это жизнь.

Один из важнейших видов связи для современного менеджера – электронная почта. Грамотно налаженные обработка, хранение, упорядочение сообщений – это не вопрос удобства. В наше время это вопрос выживания. Не только для вас, но и для людей, которые от вас зависят. Для вашего дела.

Тот, кто реагирует своевременно и быстро, не просто больше успевает. Он более конкурентоспособен в ускоряющемся потоке жизни. Тот, кто захлебывается в потоке входящей информации, не умеет ее грамотно отсортировать и выделить важнейшее, – проигрывает. Он похож на прекрасно вооруженную дивизию, у которой диверсанты противника уничтожили все узлы связи.