Татьяна Белоусова - Этикет. Полный свод правил светского и делового общения. Как вести себя в привычных и нестандартных ситуациях

V.Если вы обращаетесь в организацию впервые, необходимо представить свою фирму, обозначить ее цели и задачи (для этого хорош небольшой рекламный буклет), если возможно - представить рекомендации или ранние договоренности, сослаться на контакты.

VI.Хорошим тоном для начала отношений будут высланные комплекты визитных карточек (по 3—5 штук) тех своих сотрудников, с которыми предполагаются возможные дальнейшие контакты, например: директора, заместителей, бухгалтера, менеджеров и т. п.

VII.Необходимо также высылать подобные наборы карточек своим постоянным партнерам в случае, если в реквизитах вашей фирмы произошли изменения - адрес, номера телефонов, перестановки в штате сотрудников.

VIII.Дата в письме ставится под шапкой, обычно - справа. Слева - адрес и имя получателя. Ширину левого поля письма оставляют не менее 2 см.

IX.Форма послания должна соответствовать его содержанию, быть «человечной» - желательно избегать бюрократических оборотов и клише, соблюдать вежливость. Рекомендуется избегать переносов слов, ошибок, фамильярностей, жестких прямых отказов.

X.Если ваше письмо - продолжение переписки, его следует начинать с вежливой ссылки на полученное вами от адресата последнее послание.

XI.Завершать письмо следует словами благодарности и выражением надежд на будущие совместные дела.

XII.Обязательные формулы вежливости - «С уважением», «С почтением» и др. - пишут слева, выше подписи. Ручная подпись ставится сверху отпечатанной фамилии - обе слева. (Встречается еще и старый вариант, когда слева была печать, а справа - подпись, но он постепенно заменяется общеевропейской версией, подобно порядку надписей на почтовых конвертах.)

XIII.Пометка «private» («personal», «confidential») означает «лично в руки» адресата, без этих пометок письмо может быть вскрыто и прочитано замещающим лицом.

XIV.Сокращение «PP»(лат. per preceptum ) перед подписью означает «по поручению» - оно ставится, когда письмо написано уполномоченным лицом, а не самим отправителем.

XV.Сокращение « P. S.»(лат. post scriptum- «после написанного») отмечает приписку, не связанную с основной темой письма. Этот знак не обозначает подпись или просьбу (как по недоразумению считают некоторые наши люди.).

Здесь существует ряд особенностей.

I.Ниже шапки письма слева точно повторяют адрес и полные реквизиты получателя, во многих случаях принято указывать имя и фамилию директора (директоров).

II.Ниже, слева же, помещают ссылки - инициалы подписывающих лиц и печатающих письмо секретарей-машинисток.

III.На уровне ссылок справа пишут дату; месяц указывается словом с заглавной буквы (возможны сокращения), при этом обозначение даты начинается с месяца только в США (April 17 2010), более распространенный вариант - 17 April 2010 (17 April 2010).

IV.Сокращения названий фирм и отделов, обозначения должностей и званий, месяцев и дней недели, принятые обращения (Dear Mr, Dear Mrs) пишутся с заглавной буквы.

V.Имена собственные, как и обозначающие национальную и государственную принадлежность имена прилагательные, также пишутся с заглавной буквы.

VI.Слова (включая их сокращения), обозначающие названия стран, городов, штатов, республик, улиц, площадей, пристаней, районов, зданий, гостиниц, нумерацию этажей, квартир, комнат пишут с заглавной буквы.

VII.Слова приветствия, как и заключительную формулу вежливости, размещают слева, увязывая между собой степени формальности обращения и подписи. К примеру: «Уважаемый мистер X - С уважением, Y». Или: «Привет, дорогой А - Удачи, В».

VIII.В англоязычных странах в последние годы подписи ставят слева (ранее они были по центру) под формулами вежливости и над наименованием фирмы, посылающей письмо.

Переписке по электронной почте свойственны демократичность и стремительность, что вполне допускает неформальный стиль обращения. Однако с незнакомыми людьми и малознакомыми деловыми партнерами сразу переходить на «свободный стиль» неразумно. Особо не рекомендуется шутить с незнакомцами.

И не следует посылать «пустых» писем - когда важные документы вы отправляете вложением, обязательно впишите в тело письма приветствие, напоминание о ваших договоренностях и заключительные краткие формулы вежливости.