Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

Данный раздел – введение в специальность. Он предназначен для деловых людей, никогда ранее не пользовавшихся программой MS Outlook. Их цель – начать использовать MS Outlook в качестве персонального органайзера: планировать будущие события и встречи; получать и отправлять почту; хранить свои контакты. При этом доскональное изучение программы им сейчас ни к чему. Они хотят уже завтра начать работать с почтой, создавать контакты, планировать встречи. Если вы такой нетерпеливый – материал, изложенный в этом разделе, для вас.

Ваше время, читатель, – это великая ценность, автор позаботился о его сохранении и собрал в этой книге только проверенные, стабильные и хорошо зарекомендовавшие себя советы в ежедневной работе с MS Outlook. Это практическая квинтэссенция первых шагов – систематизация своих контактов, почты, встреч и дел в «одном флаконе» – MS Outlook.

Спустя полгода-год работы вам может потребоваться куда больше функций, чем описано в этой книге. И тогда я рекомендую вам обратиться к следующим книгам. Надеюсь, что данный текст заложит хороший фундамент вашей профессиональной компетентности по использованию MS Outlook.

Казалось бы, что нового можно сказать об MS Outlook? Уже издано несколько десятков книг – как для «чайников», так и для профессионалов. И если честно, то большая часть возможностей описана в стандартном help-файле, прилагаемом к программному обеспечению. Но если все содержится в нем, то почему процветает многообразие книг по MS Outlook? Ответ кроется в следующем.

Во-первых,в языке изложения. Он может быть сухим, академическим или сугубо терминологическим, понятным только специалистам служб поддержки. Либо простым, доступным обычному человеку, «пользователю с маленькой буквы». Замечу, не «чайнику» и не профи, а обычному рядовому пользователю, у которого голова есть, а вот времени для понимания и исследования работы программы, к сожалению или к счастью, нет. Это и есть большинство пользователей компьютеров – толковые люди из совершенно разных сфер деятельности (юристы, бухгалтеры, начальники отделов и т. д.), только не из компьютерных (поскольку они-то уже знают содержание такой книги).

Во-вторых,тому же простому пользователю не нужны все 100 % возможностей программы – ему требуется только та часть, которая необходима именно ему. И, как правило, это 5-10 % всех опций программы. Удивительно то, что эта часть нужна каждому из пользователей, вне зависимости от сферы деятельности и опыта работы. Получается, если изложить в книге именно эту «ценную часть» информации, да еще понятным с первого прочтения языком, мы достигаем цели – создания новой полезной информации для российских читателей.

Вводные условия

Книга написана для MS Outlook 2007 в русскоязычном исполнении, поэтому все меню и рисунки представлены на русском языке.

В случае если у вас установлена другая версия операционной системы или версия MS Outlook, рисунки диалоговых окон и меню, приведенные в этой книге, могут не совпадать с тем, что вы видите на экране.

Практика обучения взрослых людей показывает, что материал данного раздела быстрее всего усваивается, когда работа идет не на абстрактных примерах, а на конкретном материале обучающегося. Я рекомендую построить работу с этой частью книги следующим образом.

Разбейте свой процесс обучения на 4 недели

1-я неделя. Первый день

Настройка программы MS Outlook 2007. Ее следует выполнить один раз, следуя инструкциям главы «Предварительная настройка MS Outlook 2007 для эффективной работы». Эта глава вам потребуется только один раз – после установки у вас программы MS Outlook 2007. Поэтому советуем просто выполнить рекомендации, приведенные в этом разделе, и переходить к освоению следующих глав. Если вам потребуется что-либо впоследствии изменить, вы сможете вернуться к этой главе и еще раз ознакомиться с материалом.

1-я неделя. Второй-пятый дни

Освойте на практике главу «Почтовый клиент». Закон: начиная с этого дня вся ваша почта приходит и уходит только через программу MS Outlook 2007. Поэтому ваша задача – начать привыкать к внешнему виду программы, к тому, как расположены меню, и т. д. Человеку свойственно опасаться всего неопределенного и нового. Поэтому вам отводится неделя на то, чтобы привыкнуть к «фейсу» MS Outlook 2007, перестать его бояться.