Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

«Неделька»

Планировать следует понедельно, а не по дню – сверху виднее.

На одной плоскости представлена сетка всех 7 дней недели. Важно именно 7 календарных дней, а не 5 рабочих. По горизонтали расположены дни недели, по вертикали – время работы, с утра до вечера. На рисунке представлен один из вариантов «недельки». «Неделька» – когда все дни календарной недели расположены на одной плоскости. Схема работы с «неделькой» такова. Изначально проставьте месяц и числа около пометок пн, вт и т. д. Далее нанесите на сетку еженедельные дела. То есть что у вас происходит каждую неделю в один и тот же день и время. К примеру, каждую неделю в понедельник с 10 до 11 вы проводите совещание. Получается, это время у вас занято. Укажите это на бланке. И так пройдитесь по каждому из дней, чтобы вынести на бумагу все еженедельные дела, в которых вы принимаете участие. В итоге вы графически увидите, сколько времени вы заняты, а сколько остается свободного времени для выполнения проектной работы. В некоторых крупных компаниях, когда руководители обрисовали свои регулярные задачи, то в сумме за неделю они заняли 40 % рабочего времени! Через минуту им стало понятно, почему не хватает времени на работу. Большую часть графика занимали совещания, планерки, селекторы. Так вот, время, которое не занято регулярными задачами, – это ваше свободное рабочее время для достижения задуманных результатов. Исходя из полученной картины, определите, чего хотите достичь к концу недели, и занесите результаты внизу таблицы.

Планирование дает возможность видеть дальше, чем идешь.

(Светлана Ефремова, г. Екатеринбург)

Теперь «неделька» готова к употреблению. Всегда держите ее рядом, чтобы можно было вносить изменения. Каждый вечер переносите из «недельки» в план дня нужные задачи. Когда появляются входящие задачи не на сегодня, открывайте «недельку» и фиксируйте их. Имея такой мониторинг задач на бумаге, вы можете оперативно реагировать на изменения ситуации, принимая качественные решения по распределению времени выполнения.

Во втором разделе данной книги есть глава, посвященная недельному планированию в Outlook 2007. Могу вам сказать, что если на уровне дневных планов бумажные органайзеры имеют преимущества, то в масштабе недельных планов электронные средства на порядок эффективнее. Поэтому рано или поздно практически все перейдут на планирование в электронной среде. Однако бумага никуда не денется.

КОГДА БУМАГА СТАНЕТ ЛИШНЕЙ?

Принятие решений и планирование – два совершенно разных шага одного процесса – управления временем. Планировать, как правило, удобно в электронном органайзере, особенно когда речь касается недельных и более масштабов. А вот принятие решений лучше дается на бумаге, ручкой или карандашом. Когда можно покусать колпачок, помять и выкинуть «неудачный рисунок» и, наконец, определиться в выборе альтернатив. Занести принятое решение в планировщик. Бумага никогда не уйдет из жизни человека. По крайнем мере – успешного, творческого человека. Поэтому в идеале требуется: электронное средство планирования, удобная, приятная вам бумага, блокнотик – что угодно для принятия решений. На своем примере могу показать следующее. Когда я работаю над текстами, будь то статья в СМИ или очередная книга, я работаю за компьютером, набирая текст. Когда создано несколько страниц, мне обязательно нужно их распечатать, чтобы потрогать руками, прочитать, пройтись ручкой, сделать правку. После этого я вношу изменения в электронный документ. За все время моей писательской деятельности есть только несколько статей, которые ушли в производство, минуя бумажную стадию.

Анализ «недельки» позволит мне больше времени уделять здоровью и личной жизни. (Александр Гавриченко, г. Подольск)

Подведем итоги, стыкуя дневной и недельный масштаб. Вечером вы составляете план на следующий день. В течение дня при появлении новых задач вы ставите себе один вопрос: задачу следует выполнить сегодня? Ответ «да» – тогда фиксируете в план дня. Ответ «нет» – записываете в «недельку». У вас под рукой всегда должны быть как минимум два бланка. План на день и «неделька». Это позволит вам быстро фиксировать новые задачи и вносить оперативные изменения в свой график. С момента начала пользования планом дня и «неделькой» на второй-третий месяц у вас выработается привычка. С этого момента планирование будет для вас незаметным и приятным. А результаты работы вырастут на порядок.