Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

Итак, для чего нам «закрытые часы»? Во-первых, для совещаний и любых коллективных взаимодействий, требующих быстрого и важного решения. Когда вас прерывают, ничего дельного ваш мозг выдать не может. Мы уже знаем, что любое отвлечение – это потеря двух минут времени. Время торможения и разгона. Это светофоры, которыми полны городские улицы. А разогнаться можно только на трассе, где количество прерывателей сведено к минимуму, в идеале к нулю.

Во-вторых, у руководителя есть задачи, требующие самостоятельной работы. Для решения таких дел требуется уединение. При работе с цифрами, в случае многофакторности проблемы, любые стратегические вопросы. Приведем ряд примеров, как используют это дополнительное правило управленцы.

Головной офис компании «РОСНО». Алексей – руководитель направления автоосаго. «Каждую среду я работаю дома с ноутбуком. Отключаю все телефоны, электронную почту. Такой день я называю day off, когда меня нет на работе и меня не отвлекает ни одна входящая задача, позволяет мне успеть сделать столько, сколько я успеваю за понедельник, вторник, четверг и пятницу, работая в офисе. Все коллеги знают, что в среду меня бесполезно искать, поэтому они строят свою работу так, чтобы среда не вызывала авралов».

Именно в такой день метод «швабры» позволяет полноценно и качественно зачистить рабочие проблемы, сконцентрировавшись на крупных, «дорогостоящих».

Сергей, генеральный директор компании «Аркада», г. Смоленск:

Год назад мы приняли решение отключать все телефоны на время совещания. Сотовые ставить на вибросигнал. После завершения совещания участники отвечают на пропущенные звонки. За год работы ничего не потребовало незамедлительного снятия телефонной трубки и тут же, не отходя от кассы, решения проблемы. А у нас строительный бизнес. Многие, у кого подобная сфера деятельности, являются рабами входящих звонков. Мы также не один год находились в этом рабстве. В результате ни одно совещание не могло завершиться вовремя. То у одного, то у другого «важный звонок». Собирались минут на двадцать и засиживались на часы. Как в фильме «Джек Восьмеркин – американец». Глубокая ночь, идет совещание в колхозе. Входит Джек и спрашивает:

– Что тут?

– Экстренная пятиминутка.

– Давно началась?

– Еще светло было.

Альтернативы: постоянно искать пути улучшения

Нужно доверять себе и иметь смелость бросать бесперспективные дела.

Пожалуй, есть только одно убеждение, которое открывает безграничные возможности роста эффективности. Звучит оно так: все, что я сейчас делаю, можно делать быстрее и лучше. Когда вы заняты делом, единственное, что должно быть у вас в голове, – это «как можно выполнить эту работу быстрее и лучше?». Пусть эта фраза красной нитью пройдет сквозь ваши мысли. Постоянно находясь в состоянии открытости и восприятия новой информации, вы позволяете себе увидеть то, что может улучшить ваши результаты. Вы потенциально готовы к переменам. Если выполняя одну и ту же работу, вы довольствуетесь получаемыми результатами, то ваше вымирание – лишь вопрос времени. Это стратегии динозавров. Сегодня, в информационном веке, выживают и развиваются те люди и компании, которые постоянно совершенствуют свои процессы. Постоянно ищите пути совершенствования того, что вы делаете.

Согласование временных планов

Как только ваши планы определились и оказалось, что в них участвуют другие люди, обязательно поставьте их об этом в известность. Предположим, вы босс. В среду, составляя график работ, вы запланировали провести совещание в пятницу с 15 до 17 часов. В нем должны принять участие ваши подчиненные: Петр, Николай и Елена. Но так как вы босс, вы ставите их в известность за 10 минут до начала совещания, то есть в пятницу в 14:50. Какова будет их реакция? Петр уже на переговорах с заказчиком, поэтому он не сможет принять в нем участия. Николай только погрузился в проблему, и тут его приглашают «на ковер». Елена еще вчера отпросилась, взяв отгул на этот день. Ваше совещание провалилось. Вы злитесь на подчиненных, хотя они стараются и исправно работают. В чем причина? Вы заранее не известили их о совещании, а еще лучше было бы совместно согласовать с ними дату и время его проведения.

Бытует мнение: если хотите рассмешить Бога, расскажите ему о своих планах. Абсолютная истина. При составлении планов у вас единственная возможность «согласовать планы с Богом». В Библии сказано: Бог в каждом человеке. Поэтому при составлении графика согласовывайте планы с самим собой. При таком подходе люди будут помогать вам, а не «строить козни», как, возможно, сейчас происходит в вашей жизни.