Дон Аслетт - Как успевать жить и работать

• Не стоит набивать конверт до отказа: он действительно может порваться. Только представьте: сначала его поместят в мешок, мешок поставят на грузовик, потом бросят в большой конвейер и т.д.

Генри Форд не просто изобрел первый конвейер, он научил нас извлекать максимальную пользу из «потока», с которым мы имеем дело на рабочем месте. Его теория была проста: «Детали движутся в одном направлении, проходя необходимые этапы обработки, от исходного материала до конечного продукта».

По сути, работа в офисе также подразумевает некий «конечный продукт», потому все наши действия должны быть последовательны и строго организованы.

Переписка, папки с бумагами, архив, планы работы и т.д. - это не только материал, но и то, благодаря чему сослуживцы узнают о наших делах и делают свой вклад в создание конечного продукта. Работа будет двигаться непрерывно, как сборочный конвейер Форда, если мы будем пользо ваться арсеналом простых средств для «обработки » материала.

Для того чтобы офисный «конвейер» работал без остановок, не требуется тайного знания: возможно, 95% из нас уже знают, как этого добиться.

Главное - определить, какую работу необходимо сделать в первую очередь, и сроки, в которые она должна быть сделана.

Я вкратце изложу вам некоторые основные идеи, которые помогут вам найти механизмы управления рабочим «потоком».

Научитесь справляться с печатной продукцией, в изобилии поступающей в ваш офис. Выберите 2 или 3 журнала, имеющих отношение к вашей профессиональной деятельности, и, может быть, еще один, интересный лично вам, откуда можно почерпнуть немало полезной информации. Забудьте про тысячи остальных, особенно про бесплатные журналы и газеты, которые только отнимают время: в них часто не содержится ничего, кроме рекламы.

Рекламные образцы продукции, рассылаемые почтой, - это не всегда мусор. Иногда вы можете найти среди них что-то нужное для себя. Однако рекламу необходимо тщательно отфильтровывать.

Бегло просматривайте то, что вам прислали, и, не найдя ничего интересного, смело выбрасывайте все в мусорный ящик. Если у вас есть личный секретарь, поручите ему разборку папки с рекламными объявлениями.

Кажется, что логичнее начать работу с чтения бумаг, которые находятся на вершине стопки, и про двигаться по ней сверху вниз. Такой подход, на первый взгляд, можно применять и для лежащих на столе отчетов, и для электронных писем, накопившихся в почтовом ящике, но учтите, что стопка образовалась в порядке поступления новых документов, а не в порядке их значимости. Поэтому, прежде чем углубиться в изучение документа с вершины стопки, просмотрите все бумаги и отложите в сторону те, которые требуют вашего внимания в первую очередь.

Уберите подальше деньги! Если вещь лежит не на месте, риск потерять ее существенно увеличивается.

Особенно это касается денег. Когда вы получаете деньги наличными, положите их на свой счет в банк или потратьте их так, как запланировали. Оставляя крупные суммы наличности при себе, вы навлекаете на себя лишние трудности. Всегда будьте уверены в том, что деньги лежат в надежном месте.

Если вам требуется обеспечивать доставку многочисленной корреспонденции в несколько подразделений и представительств компании, заведите для каждого из них отдельную коробку и отправляйте пачки документов по мере их накопления - это будет эффективнее, чем постоянно отправлять по одному письму.

Вы на 50 процентов упростите процесс поступления и отправки документов, если избавитесь от ящика, в котором лежат бумаги, предназначенные для отправки. Какая от них польза? Законченные материалы не следует помещать в ящик, их следует немедленно отправить к месту назначения.

Адресная книга - одна из наиболее полезных вещей.

Иметь под рукой нужный адрес или телефонный номер, записанный в блокноте или в ноутбуке, - означает экономить время и делать работу проще. Создайте алфавитный список телефонов и адресов и распечатайте несколько копий: одну для себя (на случай, когда придете на работу без ноутбука), один оставьте в офисе (компьютеры иногда ломаются). Можете создать списки для семейного и служебного пользования, распечатав копии для членов семьи и для коллег. На вашем списке оставляйте место для новых записей, а также место, куда можно вносить изменения имеющихся телефонов и адресов. Периодически просматривайте свой список по меньшей мере раз в год.