Дон Аслетт - Как успевать жить и работать

Простой секрет составления хорошего отчета: не включайте в него больше информации, чем необходимо.

Нет ничего странного, если плотник с гордостью продемонстрирует вам необработанные деревянные коробки, которые со временем превратятся в заказанный вами новый отшлифованный и отполированный кухонный гарнитур. Но если вы покажете коллегам неотредактированный отчет, они в лучшем случае могут подумать, что вы плохой писатель, в худшем - останутся недовольны результатами вашей работы, даже если вы предупредите их, что это только черновик. Всегда, когда это возможно, держите недоработанный материал при себе.

Для овладения искусством составления текстов я бы порекомендовал вам прочитать книгу «Элементы стиля», написанную Уильямом Странком и Э.Б. Уайтом. Однако если у вас нет на это времени, ознакомьтесь с ее основными идеями.

• Не злоупотребляйте деловым жаргоном и сухими официальными фразами: излагайте простым языком.

• Избегайте длинных слов и сложносочиненных предложений.

• Воздержитесь от слов, редко употребляемых в современной речи.

• Не отклоняйтесь от темы.

Не забывайте о том, что лучше хорошо делать работу, чем писать о ней хорошие отчеты. Первое требует большей отдачи и умений, второе - это подведение итогов первого, просто запись для архива.

Если вы не работаете, вам не о чем писать отчеты.

Мы работаем ради результата, а не для того, чтобы прочитать о нем.

Живя в компьютерную эру, мы часто забываем о том, что разумное и уместное использование обыч ной почты может значительно упростить офисную работу. Бумажное письмо написать просто и более надежно, поскольку в 99% случаев его прочтет только тот, кому оно адресовано, существует меньше риска, что оно будет понято неправильно, кроме того, такое письмо обходится нам дешевле. Когда мы отправляем письма почтой, мы даем клиентам или партнерам время подумать над ответом. Почта имеет ряд преимуществ перед факсом и телефонным звонками: такой способ передачи данных позволяет нам составлять точные записи о деловых контактах, и, в моей практике, обычно способствует принятию более осмысленных решений.

Пусть почта вам поможет! Перед тем как отправлять большую корреспонденцию по почте (двести или больше листов), узнайте о скидках и дополнительных услугах, которые в большом количестве предоставляет почта. Многие компании не спрашивают о скидках и тратят лишние деньги.

На почтамте вам могут дать исчерпывающий ответ о работе почты. Если вы собираетесь отправить письмо, позвоните, объясните свою ситуацию, и вас переключат на человека, который может помочь.

Вам могут также предоставить шаблоны официальных писем, показать всевозможные варианты конвертов и подскажут, как правильно написать адрес.

Если вы часто пользуетесь услугами срочной доставки почты, продумайте основные мотивы, побуждающие вас к спешке, которая в большинстве случаев не так уж необходима.

Когд а спешка действительно имеет значение?

Веские причины для срочности:

• Ситуации, где идет речь о сохранении здоровья или жизни: адресату может срочно понадобиться страховой полис или медицинская карта, без которых он не сможет действовать дальше.

• Необходимо доставить скоропортящийся товар.

• Клиент страстно хочет что-то купить у вас, предлагая доплатить за скорость: у вас есть шанс получить неплохие деньги, когда вы доставите товар.

• Всегда пишите индекс. Просто удивительно, как часто про него забывают.

• Соблюдайте пунктуацию, когда пишете адрес назначения и обратный адрес, сокращайте такие слова как «город»,

«улица», «дом», «квартира» и т.д.

• Сортировщик писем прочитывает индекс строго в той строке, в которой он должен быть. Не пишите индекс в другом месте.

• Если вы неправильно написали адрес, сделав ошибку в номере дома или квартиры, ваше письмо, скорее всего, вернут обратно. (Хотя в маленьких городах, возможно, его все-таки доставят адресату.)

• Не вкладывайте в обычные конверты металлические скрепки, значки или кнопки, а также монеты: эти предметы могут порвать конверт, когда его будет сортировать машина.

• Никогда не наклеивайте скотч на почтовые марки, это делает их недействительными.