Брайан Гарнер - Эффективные письменные деловые коммуникации

• Найдите два главных недостатка в своем черновике и попытайтесь их исправить.

• Задайте себе следующие вопросы:

• Не упустил ли я чего-то существенного?

• На всех ли важных моментах я сделал акцент?

• Точен и понятен ли смысл каждого предложения?

• Обеспечил ли я плавные переходы от одних частей текста к другим?

• Что я могу убрать без ущерба для содержания?

• Имеются ли в тексте какие-либо неопределенные утверждения, которые я могу подкрепить конкретными фактами?

• Имеются ли скучные места, которые я мог бы оживить?

• Могу ли я улучшить свои формулировки?

• Могу ли я улучшить пунктуацию?

• Имеются ли в тексте опечатки?

Что нужно делать

1. Перечитывайте все документы перед отправкой, чтобы убедиться в отсутствии орфографических ошибок.

2. Дважды проверьте правильность написания имени и фамилии получателя. Если вы отправляете письмо или документ в конверте, также дважды проверьте указанную на нем информацию.

3. Подписывайте деловые письма, используя свои имя и фамилию, если только вы не состоите в дружеских отношениях с их получателями. Если ваш корреспондент обращается к вам «уважаемый господин Смит», ставьте в подписи имя и фамилию; если он пишет «привет, Джордж», то в подписи можно ограничиться именем.

4. В конце письма ставьте собственноручную подпись, а не факсимиле.

5. Всегда включайте в письмо свою контактную информацию, чтобы получатель знал, как можно с вами связаться.

6. Если вы отправляете деловому партнеру или приятелю рукописное сообщение, используйте традиционную марку для отправки письма, а не конверт с напечатанной маркой.

7. Прежде чем отправить электронное письмо, убедитесь, что вы, во-первых, вписали всех необходимых получателей в адресную строку и, во-вторых, прикрепили все файлы, на которые ссылаетесь в тексте письма.

8. Эффективно используйте пространство письма, чтобы документ легко читался и не вынуждал людей напрягать зрение. Оставляйте достаточно широкие поля, пропускайте место между абзацами, разбивайте текст на подразделы, если это уместно, и используйте красную строку там, где это необходимо.

9. Указывайте дату во всех отправляемых письмах и документах (за исключением электронных писем, в которых дата проставляется автоматически), чтобы сориентировать своего адресата во времени.

10. Если хотите поблагодарить нескольких человек, работающих в одной компании, напишите им разные благодарственные письма. Если адресаты обнаружат, что вы штампуете их по шаблону, это может вызвать негативную реакцию.

Чего нельзя делать

1. Не пишите слова прописными буквами. Это выглядит так, словно вы кричите.

2. Не пишите ответ на письме адресата, пытаясь сэкономить время или бумагу. Ответ должен быть написан на отдельном листе, даже если это лишь короткая записка. Контракты и другие соглашения – это другой вопрос.

3. Не пишите «заранее спасибо». Если вы хотите при выражении какой-либо просьбы поблагодарить человека, просто изложите просьбу, а затем напишите «спасибо». И обязательно поблагодарите снова (возможно, даже лично), когда просьба будет успешно выполнена.

4. Не используйте опцию «скрытая копия» при написании электронных писем, если только у вас нет абсолютной уверенности в том, что это действительно необходимо. Это может создать вам плохую репутацию.

5. Не используйте слишком мелкий или необычный шрифт, который затрудняет чтение документа или создает впечатление о вас, как о легкомысленном человеке.

6. Не делайте тему электронного письма чрезмерно длинной.

7. Не пишите благодарственных писем на открытках, где уже напечатано слово «спасибо!» или «благодарю» (это считается дурным тоном).

8. Не бойтесь даже по прошествии времени поздравить, выразить благодарность, соболезнования или любые другие эмоции, которые, как вы чувствуете, должны выразить.

9. Не пишите письмо в состоянии гнева или разочарования. Прервитесь, сделайте паузу и абстрагируйтесь от ситуации. Вернитесь к написанию письма лишь после того, как дадите себе некоторое время на обдумывание проблемы и сможете спокойно выразить свои мысли.

10. Не пишите ничего такого, что вам было бы стыдно увидеть на первой полосе Wall Street Journal.

Умение выражать свои мысли на письме – навык, требующий постоянного совершенствования. Ниже приведен перечень книг, которые помогут вам в этом.