Кевин Круз - 15 секретов управления временем [Как успешные люди успевают всё] [litres]

Вы вправду считаете, что Билл Гейтс, Дональд Трамп и Уоррен Баффетт пишут длинные перечни задач и ранжируют их по приоритетности: A1, A2, B1, B2, C1 и т. д.?

Вы думаете, что Стив Джобс по несколько раз в день заглядывал в свой блокнот и спрашивал: «Итак, что бы мне сделать дальше?»

Списки дел чаще всего напоминают списки пожеланий. Это вопросы, которые вы бы хотели решить, но не имеете четкого плана, когда приступить и как. Сколько пунктов в вашем текущем списке дел находятся там уже несколько дней? Недель? Месяцев?

Первым недостатком таких перечней является то, что в них не различаются задачи, которые занимают всего несколько минут, и задачи, требующие многочасовой работы. В результате когда вы смотрите на такой список и думаете «За что бы мне взяться теперь?», вы чаще всего выбираете не самое важное дело, а самое легкое и быстрое.

41 % пунктов в списках дел никогда не выполняются.

Второй минус: списки дел поощряют вас заниматься срочными , а не важными вопросами. Вот почему пункт «Сделать семейный фотоальбом за 2013 год» вот уже три года (!) мозолит мне глаза в моем перечне задач. Вы знаете, сколько мужчин год за годом пишут в своих списках дел «Пройти колоноскопию»?!

50 % пунктов в списках дел выполняются в течение одного дня, главным образом в первый час после составления списка.

Третий важный недостаток заключается в том, что списки дел вызывают ненужный стресс. Да, составление такого списка помогает вам лучше запомнить, что нужно совершить. Но перечень невыполненных задач также служит постоянным мучительным напоминанием о том, как много вам нужно сделать. Неудивительно, что мы чувствуем себя перегруженными и подавленными. Вечерами мы валимся без сил на кровать, но не можем заснуть, потому что наш мозг продолжает упорно перебирать невыполненные дела. В результате наш организм не выдерживает стресса и дает сбой.

Эффект Зейгарник – психологический эффект, состоящий в том, что незавершенные действия запоминаются человеком лучше, чем завершенные, и могут вызывать навязчивые, неконтролируемые мысли.

Успешные люди составляют не списки, а ежедневные планы дел. В ходе всех интервью и опросов, проведенных мной для этой книги, я получил одно из главных сообщений: если вы хотите, чтобы что-то было сделано, нужно запланировать для этого конкретное время.

Возьмите ежедневник и разбейте весь день на 15-минутные блоки. На первый взгляд это кажется слишком сложным, но постепенно вы привыкните к такой самоорганизации, и она позволит вам выполнять до 95 % всех намеченных дел. Запомните: если задачи нет в вашем ежедневном плане, вряд ли она будет решена. Если она там есть, все будет сделано. Используйте эти блоки не только для назначения встреч, но и для планирования звонков, проверки электронной почты, тренировок и т. д.

Именно поэтому сверхзанятые политики, руководители и знаменитости нанимают секретарей специально для того, чтобы они занимались планированием их рабочего дня. И вот почему, как бы претенциозно это ни звучало, успешные люди часто говорят: «Пусть ваш секретарь позвонит моему секретарю, чтобы договориться о встрече».

Я все заношу в свой график. Все, что я делаю на повседневной основе, вписано в мой ежедневный план. Ровно 30 минут на социальные медиа – строго по графику. Ровно 45 минут на электронную почту – строго по графику. Совещание с моей виртуальной командой – строго по графику. Спокойное время, чтобы поразмышлять и составить планы, – строго по графику. Практический результат: все, что есть в моем графике, обязательно будет сделано.

Удивительно, но само по себе такое простое действие, как занесение задачи в календарь-планировщик, а не в список дел, помогает освободить ваш ум, уменьшить стресс и улучшить когнитивную деятельность. Исследователи из Флоридского университета обнаружили поразительную вещь: эффект Зейгарник – навязчивые сознательные и бессознательные мысли, связанные с незавершенной задачей, – можно преодолеть, если просто составить план выполнения этой задачи, даже если она никогда не будет реально выполнена.