Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007

III. Посмотрите в «Календарь» на сегодняшний день. Есть ли жесткие встречи, выделенные синим? Если да – позвоните другим участникам и подтвердите эти встречи. Либо впишите задачу «Подтвердить встречи на сегодня» в список гибких задач.

IV. Если приоритетные задачи из категории «1-День» достаточно трудоемки – забюджетируйте время на их выполнение. Для этого выделите мышкой некоторое количество времени в разделе «Календарь» и перетащите туда задачу из категории «1-День». На выделенном времени автоматически создастся встреча. Чтобы отличить бюджетируемую задачу от жестко запланированной, присвойте ей зеленую категорию. Встреча автоматически выделится зеленым цветом.

(В Outlook 2003 категории не имеют своего цвета; чтобы выделить встречу как бюджетируемую, нужно выбрать зеленую метку в поле «Метка» в окне создания встречи. Как это делать, было показано в главе 1.)

V. В ходе рабочего дня при появлении новых задач вносите их в категорию «1-День», при необходимости присваивая им высокий приоритет и бюджетируя время на них. Следите, чтобы количество запланированного и забюджетиро-ванного времени не превышало 60% рабочего дня. Остальное время является вашим резервом, позволяющим реагировать на непредвиденные обстоятельства.

VI. Выполненные задачи отмечайте как завершенные. Для этого достаточно поставить мышкой галочку в небольшом квадрате, расположенном слева от названия каждой задачи в панели задач.

VII. В подходящие моменты дня заглядывайте в контекстные категории – «Клиенты», «Поставщики», «Шеф» и т.п. Помните, что задача может быть одновременно видна и из категории «1-День», и из любых контекстных категорий.

Задачи важно не только ставить и выполнять. Полезно иметь возможность увидеть список всех выполненных задач. Это может пригодиться как для самоанализа, так и для отчетности. Сначала необходимо сделать так, чтобы завершенные задачи автоматически убирались из панели задач, не перемешиваясь с текущими, но при этом не стирались.

1. Зайдите в меню настройки пользовательского представления (правой кнопкой мыши щелкните на «Панели задач», в контекстном меню выберите пункт «Настройка текущего представления» или, в версии 2003, «Изменить текущее представление»).

2. Нажмите в появившемся окне кнопку «Отбор».

3. В появившемся окне «Отбор» выберите вкладку «Дополнительно».

4. Нажмите кнопку «Поле», выберите в выпадающем меню «Все поля задачи», в подменю – «Завершена».

5. Установите в поле «Условие» – «не равно», в поле «Значение» – «да».

6. Нажмите «ОК» во всех меню до их полного закрытия.

Таким образом мы задали для Outlook правило отбора: показывать на панели задач только незавершенные задачи. Проверьте: после того как вы поставили галочку «завершена» в квадратике слева от названия любой задачи в панели задач, она пропадет.

Чтобы увидеть все завершенные задачи, зайдите в папку «Задачи». Скорее всего, в данный момент там включено представление «Простой список». Представление можно переключать либо из меню на панели инструментов, либо из списка представлений, находящегося слева, на панели переходов. Выберите в этом списке представлений пункт «Завершенные задачи». Это список всего выполненного вами за прошедшее время.

Полезно упорядочить этот список по времени – сгруппировать все выполненные задачи по дням, в которые они были завершены. Для этого:

1. Зайдите в меню настройки пользовательского представления (правой кнопкой мыши щелкните на «Панели задач», в контекстном меню выберите пункт «Настройка текущего представления» или, в версии 2003, «Изменить текущее представление»).

2. Нажмите в появившемся окне «Настройка представления» кнопку «Группировка».

3. Выберите из списка «Группировать по» – «Дата завершения», по убыванию.

4. Нажимайте «ОК» до закрытия всех меню.