Валентина Панкратова - Осторожно - Кадровик! Как выживают с таким диагнозом

Надо сказать, что если неподписанные работником документы попадут в личное дело, то кадровик уже никогда не сможет вспомнить, что там нет подписи. Поэтому неподписанные доки вешались в «ознакомительную» папку, ждали прихода работника, и только после получения его подписи документы отправлялись в личное дело.

Конечно, такая куцая процедура сильно раздражала. Некоторые работники, обитающие в дальних офисах, являлись для нас загадочными тенями, и годами их ноги не ступали в Отдел кадров. Их документы скапливались в папке и подписывались только при увольнении и то, если кадровик не забывал заглянуть в «ознакомительную» папку.

Особенно тяжко было в период массового ежегодного повышения окладов. Количество доп.соглашений и приказов исчислялось сотнями, часто больше тысячи. Но я уже писала, что в таких экстренных случаях мы и сами ходили, и с руководителями договаривались, так как у них, разумеется, больше влияния на своих подчиненных, и им гораздо легче зазвать к себе ушедших в тень работников для подписания документов.

Пожалуй, эту часть я тоже разбавлю веселым случаем.

Бывает, человек меняет фамилию. Обычно это женщины, вышедшие замуж или разошедшиеся с мужем и страждущие вернуть себе свою родную фамилию. Отдел кадров в этом случае не только издает приказ и оформляет дополнение к Трудовому договору, но и делает запись в трудовую книжку на внутренней стороне обложки. При хорошем мелком почерке на обложке могут уместиться две такие записи. То есть теоретически на обложке в начале книжки и в конце книжки можно уместить не более четырех записей. А если любвеобильная дама выходит замуж три-четыре-пять раз? Да еще после каждого развода старается вернуть себе девичью фамилию! Как Вам такой вариант?

К нам как-то пришла одна милая и вполне молодая женщина, еще до сорока. Она в пятый раз вышла замуж, при этом записями об изменении фамилии уже были украшены внутренние поверхности обложек и основной трудовой книжки, и вкладыша. Самое смешное, что записи о работе были пока только в основной трудовой книжке, вкладыш был пуст. Поскольку законодательство ничего не говорит о таких брачноактивных дамах, то мы выдали ей еще один вкладыш и украсили его обложку записью об изменении фамилии.

Поскольку техническое задание на автоматизацию оформления отпусков в нашей Компании разрабатывала я лично, то вполне естественно, что они (отпуска) относятся к одному из моих любимых направлений. Хотя в качестве некоторой похвальбы могу сказать, что тех.задания на электронное согласование приемов, переводов и многого другого также делала я.

Но вернемся к отпускам. Автоматизировано у нас было предоставление только части отпусков – оплачиваемых, за свой счет и учебных. В моем отделе один сотрудник обрабатывал не только отпуска на две тысячи человек, но еще все командировки и больничные. Причем данный участок считался не слишком загруженным – при необходимости девочка брала на себя дополнительную работу по приему/переводу/увольнению/ознакомлению.

Часть отпусков («по беременности и родам» и «по уходу за ребенком») из-за обилия документов делалась по старинке – вручную. Чтобы получить пособия (разовое на рождение и ежемесячное до полутора лет) людям необходимо было предоставить справки от второй половины, что эта вторая половинка не получает у себя на работе данные пособия. Разнообразие жизненных ситуаций продолжало удивлять все время работы: у кого-то муж в бегах, у кого-то муж иностранец, у кого-то муж россиянин, но работает за пределами России в нероссийской Компании, у кого-то муж ИП, у кого-то самозанятый… Вариаций куча, и что делать в каждом конкретном случае, откуда брать справку и надо ли ее брать, решалось кадровиками совместно с бухгалтерией, а иногда еще и с ФСС.

То ли дело автоматизированные отпуска. Выше я уже писала, что люди на внутреннем Портале в электронном виде заполняли заявки на внесение изменений в График отпусков. Заявки переливались в специальную программу и там согласовывались руководителями, а затем закачивались в кадровую программу в График отпусков. Все это делалось автоматически. Из Графика отпусков Отдел кадров делал опять-таки автоматическую рассылку недели за три до начала отпуска. Работник, если ему нужен был отпуск, распечатывал проект приказа, подписывал и приносил в Отдел кадров. На всякий случай напоминаю, что рассказываю про доковидные времена. Сейчас кадровики в массе своей перешли на сканы.