Кристина Маслова - Путеводитель по профессии - ДАО ассистента

Я думаю, что главное, когда вы добрались до той ступени, на которой вам комфортно и хорошо, не забывать, с чего вы начинали.Это мало что поменяет в вашей жизни, это мало что изменит в жизни подчиненных, так как их ошибки всё равно будут заметнее. Но это поможет сохранить человеческое лицо и не превратит вас в бездушную бизнес-машину.

На одном из интервью, когда я спросила про личность генерального директора, в контексте прочего, директор департамента по управлению персоналом сказал мне, что ассистент старается предупреждать коллег, когда руководитель должен приехать в офис. Напоминает очень известный фильм «Дьявол носит „Прада“».

Уважение не имеет ничего общего с раболепством. И стиль управления, при котором дверь руководителя всегда открыта для всех, намного эффективнее, чем тот, при котором, несмотря на открытую дверь, в нее никто не заходит.

ВНИМАНИЕ

Внимание, внимание и еще раз внимание. Особенно к деталям. В работе ассистента важно все. От «какой кофе пьет руководитель» до «на какое время лучше назначать совет директоров». Разумеется, сразу вы все мелочи не узнаете, а главное, не запомните. Поэтому первое время лучше все записывать. Многие полагают, что у них отличная память. Да, наверное, так и есть, но это мало вам поможет. Потому что в какой-то момент количество того, что нужно удержать в голове, превысит все возможные пределы, и вы начнете забывать. Ежедневник должен стать вашим постоянным спутником.

Лучше записать, а потом просто уточнить, если вы что-то не поняли. Потому что есть большая разница между уточнением и повторением.

Если ваш руководитель обнаружит, что вы банально забываете о том, что он вам говорит, то это начнет вызывать раздражение и сомнения в том, что вы можете эффективно работать.

Кроме того, руководители высокого уровня не располагают большим количеством свободного времени. А того, что есть, точно не хватит, чтобы бороться с вашей забывчивостью.

Моя самая первая ошибка, которая осталась в памяти навсегда, это когда я забыла заказать такси своему руководителю. Я тогда только начинала карьеру и надеялась, что в состоянии запомнить всё. Это сейчас мой стол весь обклеен разноцветными стикерами с напоминаниями. Это не значит, что у меня плохая память, просто в работе слишком много мелочей, которыми, во-первых, совсем не стоит засорять память, когда можно записать, а во-вторых, их всё равно будет так много, что вы не запомните. Просто примите тот факт, что в голове у вас мозг, а не суперкомпьютер с терабайтом оперативной памяти.

АККУРАТНОСТЬ

В основном это относится к работе с документами. Письма, протоколы, презентации и прочее.

Нет ничего хуже хаоса в документах, поэтому основной совет – содержать их в порядке, как в компьютере, так и на рабочем столе.

Это поможет вам оперативно находить нужную информацию, если потребуется что-то быстро напечатать, или если уже существующий в печатном виде документ по каким-то причинам не может быть использован (например, на него пролили кофе). И обязательно делайте запасные копии основных файлов.

Кроме этого, вы будете работать с копиями личных документов вашего руководителя (как минимум, паспорт и страховка). У меня часть документов есть еще и на айфоне, чтобы можно было в любой момент из любого места достать нужную информацию, и всё тоже разложено по папкам. Поверьте, этот порядок не раз спасал ситуацию. Вот, банальный пример. Вы уехали на выходные, на дачу. Wi-Fi там не наблюдается. Или ноутбук вы не потащили с собой. А что? Все мы – люди, и нам надо отдыхать. Но бизнес не дремлет, в субботу в полдесятого вечера прилетает смс: «мне надо вернуться в воскресенье в Москву, придумай срочно как». В общем, всё горит или уже пропало. Можно отправить запрос в агентство – но выходные смены не всегда могут оперативно помочь, да и не всякое агентство в выходные работает. Короче, если вы аккуратненько сохранили основные документы себе так, что всегда можете до них добраться, то еще сработали и на опережение. Об этом поговорим дальше. Ну, и да, начальство прилетело, когда надо. Все довольны.

ПУНКТУАЛЬНОСТЬ

Думаю, что не имеет смысла расписывать, что опаздывать на встречи нельзя. Что в офис вы должны приходить раньше руководителя. Это всё – очевидные вещи. Но. Мы все иногда опаздываем. При нынешней загруженности мегаполисов в пробках стоят все – от секретарей до президентов. Но для ассистента лучше опаздывать, когда шеф в офисе, чем когда он, например, в командировке. То есть, лучше в принципе не опаздывать. Но если руководителя вы можете предупредить, то, когда его нет, ваше опоздание может быть воспринято, как стремление показать, что вы не как все, и можете себе позволить прийти попозже. Ассистент – это как хорошие часы. Поэтому следите за ходом. Разумеется, что бывают жизненные ситуации, и вы предупреждаете, что приедете позже в офис.