Надежда Баловсяк - Видеосамоучитель создания реферата, курсовой, диплома на компьютере

Шаблоны, по аналогии с бумажными бланками, можно сравнить с электронными бланками, которые заполняются нужной информацией. Чаще всего их используют для создания однотипных документов.

Общие сведения о шаблонах

Любой шаблон состоит из двух частей – изменяемой и неизменяемой. При его создании текст, который будет присутствовать во всех документах, созданных на основе данного шаблона, размещают как неизменяемый. Для изменяемого текста создают специальные поля, куда пользователь внесет данные. Таким образом, создав свой шаблон, впоследствии можно вносить в него лишь необходимые правки.

Легко понять, что такое шаблон, сравнив его с бумажным бланком, с которым вы не раз сталкивались, отвечая на вопросы анкеты, заполняя карточку при приеме на работу и др. Так вот, бумажный бланк тоже состоит из неизменяемого текста (напечатанного на бумаге) и изменяемого (вписываемого). Неизменяемый текст создают при изготовлении шаблона, а изменяемый вписывают потом, когда создают документ. Шаблоны в Word используют в тех случаях, когда необходимо создать однотипные документы.

Работая над курсовой или дипломной работой, можно создать шаблоны, например, для каждой главы, указав стандартный текст «Глава», «Раздел», «Выводы». Также можно создать щаблон, например, для ввода таблиц при наборе приложений, особенно если эти таблицы имеют одинаковую структуру.

Шаблоны, созданные в редакторе Word 2007, сохраняются в виде dotm и dotx-файлов. В первом случае такое расширение имеют шаблоны, при создании которых использовались макросы.

Шаблоны можно создавать несколькими способами.

В меню, полученном с помощью кнопки Office, выберите пункт Создать. В открывшемся меню выберите пункт Новый документ и нажмите кнопку Создать. При сохранении созданного шаблона в поле Тип файла укажите Шаблон Word.

Аналогичным образом можно создать шаблон на основе готового документа или шаблона. Для этого вы можете открыть документ или шаблон и сохранить его в виде шаблона, как описано выше.

Основным преимуществом использования шаблонов являются различные инструменты управления вводом текста. Например, вы можете добавить в шаблон выпадающие списки, текстовые поля, вставить автоматическую дату и многое другое.

Для этого, создав шаблон, вам необходимо отобразить вкладку Разработчик. Если она не видна в окне программы, то в настройках текстового редактора (доступ к которым можно получить, нажав кнопку Параметры Word, находящуюся в меню кнопки Office) нужно установить флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте.

Группа Элементы управления предназначена для размещения управляющих элементов в шаблоне. Для вставки в шаблон доступны следующие управляющие поля.

• Формат RTF (поле с поддержкой форматирования). С его помощью можно вставить в шаблон поле для ввода текста. Например, если вы хотите оставить место для ввода фамилии или какого-то названия, воспользуйтесь этой кнопкой.

• Текст (поле без поддержки форматирования) – это поле может содержать только обычный, без форматирования.

• Поле со списком и раскрывающийся список (поля со списком).

• Выбор даты – поле даты.

Для каждого управляющего элемента можно настроить его свойства. Для отображения окна свойств необходимо выделить требуемый элемент и на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажать кнопку Свойства. Здесь можно задать, например, заголовок элемента. Для полей с выпадающим списком можно сформировать список, который будет раскрываться с помощью этого управляющего элемента.

При добавлении управляющих элементов полезным инструментом является подсказка о предназначении элемента. Например, вы можете добавить текст-подсказку с информацией о том, что именно нужно вводить в тот или иной элемент шаблона – это позволит упростить использование шаблонов. Для добавления такой подсказки нужно перейти в режим проектирования (для этого на вкладке Разработчик в группе Элементы управления предназначена кнопка Режим конструктора). Далее щелкните внутри управляющего элемента. Подсказку стоит делать краткой и информативной, чтобы легко можно было определить предназначение элемента.

Ограничение доступа к шаблону

Можно задать ограничение доступа и ко всему шаблону. Для этого на вкладке Разработчик в группе Защита предназначена кнопка Защитить документ, нажав которую, вы отобразите область задач Защитить документ (рис. 2.34). В ней можно задать ограничение на форматирование и ввод текста. В группе Ограничение на форматирование установите флажок Ограничить набор разрешенных стилей. Для изменения стилей, которые будут заблокированы, предназначена ссылка Настройки.