Виолетта Филатова - Компьютер для бухгалтера

• Условие. Если выбрать из списка пункт Условие, то на экране появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр со списком операций сравнения. Щелкните на кнопке раскрывающегося списка и выберите в списке значение Больше или равно (рис. 10.9). В правом поле укажите значение для сравнения;

• Пустые. Этот способ фильтрации доступен, если в столбце имеются пустые ячейки;

• Непустые. Этот способ фильтрации доступен, если в столбце имеются пустые ячейки. При выборе этого пункта на листе отображаются те ячейки, которые содержат непустое значение;

• Все. Восстанавливает первоначальное состояние списка на экране.

Для поиска в базе данных можно использовать расширенный фильтр (команда Данные → Фильтр → Расширенный фильтр). Задание 2

Покажем на примере, как использовать режим расширенного фильтра:

1. В ячейку с адресом D1 введите фразу Количество проданных товаров, а в ячейку Е1 – значение Дата. Заполните полученную базу данных сведениями о проданных товарах и дате продажи.

2. Выделите диапазон ячеек А1:Е1.

3. Скопируйте выделенный диапазон в ячейки А9:Е9, чтобы оформить шапку таблицы.

4. Определите критерии поиска, например: количество проданных товаров – больше 10, даты продаж – после 10.12.01.

5. Выделите диапазон ячеек А9:Е10.

6. Выполните команду Вставка → Имя → Присвоить. Откроется окно Присвоить имя.

7. Введите критерий и щелкните на кнопке ОК.

8. Выберите команду Данные → Фильтр → Расширенный фильтр и убедитесь, что в поле Исходный диапазон указан диапазон базы данных, а в поле Диапазон условий – диапазон условий с установленными вами критериями.

9. В поле Обработка установите флажок Скопировать в другое место.

10. Щелкните на кнопке ОК.

11. Результат поиска приведен на рис. 10.10.

На рисунке критерии поиска находятся в ячейках E9:F10, а результат поиска – в ячейках А12:Е13.

Сводные таблицы

Термин сводные таблицы понятен бухгалтеру. Очень часто ему приходится анализировать и обобщать результаты по определенным критериям и объединять полученные отчеты в сводные таблицы. Для такого анализа в программе Excel используют сводные таблицы.

Создать сводную таблицу несложно. Использовав команду меню Данные → Сводная таблица, можно с помощью мастера построения сводных таблиц быстро получить результат. Рассмотрим подробнее, как это сделать:

1. Сначала необходимо выделить те данные, которые будут анализироваться. Это может быть таблица, приведенная на рис. 10.10. Затем выбирается команда Данные → Сводная таблица, открывается окно, показанное на рис. 10.11.

2. После щелчка на кнопке Далее на втором шаге мастер предложит уточнить диапазон ячеек для включения в сводную таблицу. Снова щелкните на кнопке Далее и в открывшемся окне щелкните на кнопке Макет.

3. Удерживая левую кнопку мыши, перетащите названия полей в правой части окна в соответствующие поля на макете будущей таблицы. Поле Наименование мы переместили в поле Строка, а в поле Данные поместили поле Кол-ство (рис. 10.12).

4. Щелкните на кнопке ОК и затем на кнопке Готово. Будет сформирована таблица, из которой понятно, сколько всего изделий продано (рис. 10.13).

Если в поле Наименование товара выбрать из списка конкретный товар, то можно увидеть количество проданного товара данного наименования.

Панель инструментов Сводная таблица поможет вернуться к редактированию сводной таблицы, ввести дополнительные поля, создать отчет. Преобразованная сводная таблица показана на рис. 10.14.

Следует иметь в виду, что способ обработки данных в сводной таблице по всем представленным в ней полям в любой момент можно изменить. Если дважды щелкнуть на любой кнопке, откроется диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы, позволяющее выбрать нужную операцию.