Вадим Алджанов - ИТ-архитектура от А до Я - Шаблоны документов. Первое издание

Для облегчения создания и работы над такими документами, как детальная архитектура ИТ сервиса, документ может быть разбит на две части:

• Архитектура сервиса – описывает назначение, сервиса компоненты, требования, стоимость и т п;

• Руководство по внедрению и сопровождению – описывает последовательность развертывания, стандартные операции по сопровождению и т п;

Для небольших организаций, организаций с вялотекущими ИТ процессами, или не значительным влиянием ИТ на бизнес, допускается совмещение политик, процедур и стандартов различных процессов в едином документе.

Ведение документации один из важнейших элементов административной работы и управления. Никто не любит писать документы… кроме тех, кто умеет. Используйте готовые шаблоны и отчетные формы. Но перед тем как начинать придумывать или заполнять готовые шаблоны, нужно ответить на три важных вопроса:

•Какие документы нужны для вашей организации сейчас?

•Насколько детально нужно их прорабатывать?

•Стоимость времени, потраченного на создание документа по отношению к ценности документа?

Генерирование кучу ненужных документов дорого, долго и глупо. Это выгодно, если проект оценивают по толщине отчетных документов. Но толстые документы никто не читает. Их ставят на самую дальнюю полку и забывают навсегда. Поэтому нужно выбрать только те документы, которые нужны, и прорабатывать их настолько детально, насколько это нужно для достижения целей. Логично. Но как определить эту грань? Так как разработка документации и административные работы требуют дополнительных ресурсов, порядок разработки и глубина проработки ИТ документации может быть различной как для различных организаций, так и отдельных процессов в одной организации. Различают ИТ документы по следующим типам:

По степени важности (Устав, планы, бюджет, политики, стандарты, процедуры, прочие документы).

По уровню взаимодействия:

•Взаимодействие ИТ с внешними организациями;

•Взаимодействие ИТ с подразделениями внутри организации;

•Взаимодействие внутри ИТ департамента;

Можно руководствоваться различными методами внедрения:

•«Классический метод» – разрабатывается документация и процессы собственными силами или с привлечением консультантов и экспертной группы. Внедрение поэтапное основных и второстепенных процессов. В качестве достоинств: наиболее правильный с точки зрения организации. Качественная проработанная цепочка «снизу – вверх» и «сверху-вниз». К недостаткам можно отнести: достаточно затратный как по времени, так и по финансам. Не эффективен в условиях ограниченных ресурсов.

•«Разработка по требованию» – процессы формируются в ходе внедрения и сопровождения ИТ сервисов. Далее происходит их обкатка, и лишь затем формальное документирование, и принятие. Приоритеты также формируются по необходимости. Как пример, в первую очередь прорабатываются процессы взаимодействия ИТ и внешних организаций: поставщиками продуктов, компанией разработчиков. Следующий шаг: организуются процессы взаимодействия ИТ департамента с другими подразделениями компании. И в последнюю очередь формализуется организация работ внутри самого ИТ департамента. Достоинства метода: эффективен с точки зрения использования ресурсов, простота и понятность в организации простых процессов, целевой, направлен на управление наиболее важными «живыми» процессами в организации, а не формально «важными» с точки зрения управления ИТ сервисами. Недостатки: часто является реактивным методом, т.е. работает по факту происходящих действий, требует дополнительного времени и ресурсов по интеграции процессов между собой.

•«Техника постепенного улучшения» представляет из себя следующую последовательность действий:

•Выбираете минимальный набор документов;

•Заполняете документ на основе здравого смысла;

•Если что-то кажется лишним, отбрасывайте;

•Оцениваете, сможете ли достичь нужных результатов;

•Если нет, то включите недостающие разделы;

•Заполните их и снова проведите оценку;

•И так далее до достижения результатов.

Выбор метода зависит от индивидуальных особенностей организации и ее культуры. На мой взгляд использование метода «по требованию» с применением техники «постепенного улучшения» является наиболее удачным. Процесс утверждения руководящих ИТ документов в общем случае может выглядеть так: