Михаил Савчук - ИТ под контролем. Как не провалиться, если вы руководите ИТ-службой

1.2 ИТ-ландшафт: ИТ-системы и инфраструктура.

1.3 Сравнение с другими компаниями отрасли по организационной структуре, ИТ-ландшафту и статьям затрат.

2. Перечень верхнеуровневых задач.

2.1 Цель: что и зачем мы делаем.

– AS IS (как сейчас).

– TO BE (к чему планируем прийти).

2.2 Почему: обоснование приоритета задачи.

2.3 Как: программа, проект или операционная деятельность, например:

– Инфраструктурные проекты.

– Внедрение или доработка ИТ-систем.

– Реорганизация и кадровые перестановки.

– Разработка внутренних стандартов.

2.4 Когда: календарный план с точностью до квартала или полугодия.

2.5 Ресурсы: финансы и люди.

Стратегия может быть оформлена в любом удобном виде: текстовый документ, презентация или таблица. Выбирайте уровень детализации согласно потребностям вашей компании – это может быть один-два листа или многостраничный документ.

ИТ-стратегию можно создавать как собственными силами, так и с привлечением сторонних организаций: компании-интеграторы и консалтинговые агентства предоставляют такие услуги. Если решите заказывать ИТ-стратегию на стороне, то относитесь к подрядчику как к инструменту, иначе заплатите только за красивые презентации.

Шаг 5. Утвердите ИТ-стратегию

Подготовленную ИТ-стратегию вынесите на утверждение. В средних и больших компаниях (больше двухсот человек) лучше, чтобы ее утверждал коллегиальный орган (практика №2); в меньших организациях это может делать генеральный директор.

Результат

Чтобы сформулировать стратегию, сотрудникам ИТ-службы придется выяснить у внутренних заказчиков, что им важно. Верно и обратное: прежде чем утвердить ИТ-стратегию, заказчики должны детально оценить, что им в итоге нужно, и сказать свое финальное «ок».

На практике разработка ИТ-стратегии может не закончиться никогда: документ будет постоянно меняться и его, возможно, не получится утвердить. Однако сам процесс подготовки стратегии помогает службе ИТ выстраивать коммуникацию с другими подразделениями и лучше понимать их потребности.

ПРИМЕР

ИТ-стратегия ООО «Ромашка» на 2018—2020 гг.

Служба ИТ состоит из трех отделов: инфраструктура, разработка и поддержка (10, 15 и 5 человек). Компания использует фронт-офис, бэк-офис и бухгалтерскую систему.

ШПАРГАЛКА

Название практики

Подготовка ИТ-стратегии.

Цель

Сформулировать приоритетные задачи автоматизации с учетом потребностей подразделений компании и возможностей ИТ-службы.

Частота

Подготовка ИТ-стратегии: раз в три года с уточнением каждый год.

Отчет об исполнении: каждый квартал.

Участники

Руководитель ИТ-службы – подготавливает ИТ-стратегию.

Генеральный директор или коллегиальный орган – утверждает ИТ-стратегию.

Внутренние заказчики недовольны службой ИТ – им кажется, что все делается медленно, неправильно, и они не понимают, как на это повлиять.

Часто ИТ-служба варится в своем котле и централизованно ни перед кем не отчитывается. Каждое из подразделений общается с ней только по своим направлениям, поэтому сотрудникам других отделов кажется, что ИТ-служба уделяет им мало внимания. ИТ-служба, в свою очередь, вынуждена договариваться с каждым подразделением в отдельности и часто не может получить ресурсы на внедрение централизованных процессов и решений.

АЛГОРИТМ

Вовлекайте в оперативное управление ИТ внутренних заказчиков из подразделений компании: для них работа ИТ-службы станет прозрачнее, а сама служба получит возможность донести свою позицию до других подразделений. В компаниях больше двухсот человек создайте отдельный комитет по управлению ИТ, в малых – присоединитесь к существующему, например к заседаниям правления.

Шаг 1. Определите состав и полномочия комитета

В состав членов комитета с правом голоса включите руководителей уровня начальников департаментов или управлений: они понимают как стратегию компании, так и потребности своих подразделений. Выберите председателя комитета не из службы ИТ – например, финансового, операционного или даже генерального директора.

Управляющий комитет по ИТ решает следующие задачи: