Юрий Зозуля - Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista

В Excel существует два способа сортировки: быстрая и настраиваемая. Быстрая сортировка выполняется следующим образом.

1. Сделайте активной любую ячейку с данными в столбце, где нужно выполнить сортировку.

2. Щелкните на кнопке Сортировка и фильтри выполните одну из команд Сортировка от A до Яи Сортировка от Я до A(см. рис. 6.66, слева). Можно также использовать кнопки в группе команд Сортировка и фильтр(см. рис. 6.66, справа).

3. После выполнения команды Excel автоматически определит диапазон сортировки и упорядочит строки по выбранному столбцу. Если список имеет правильную структуру, то в диапазон сортировки будут включены все имеющиеся записи.

Иногда возникает необходимость отсортировать не весь список, а отдельную группу строк. В таком случае сначала выделяется нужный диапазон, после чего выполняется команда сортировки.

При выделении для сортировки отдельных столбцов может появиться диалоговое окно со следующим выбором:

□расширить диапазон для сортировки;

□сортировать только в пределах выделения;

□отменить сортировку и попытаться правильно выделить диапазон.

ВНИМАНИЕ

При сортировке отдельных столбцов данных существует опасность исказить информацию в списке, перемешав значения столбцов. Для правильной сортировки списка в диапазон нужно включать все имеющиеся столбцы.

СОВЕТ

Если сортировка была выполнена не так, как нужно, выполните команду Отменить длявозврата таблицы к исходному состоянию, после чего попробуйте выполнить сортировку другим способом.

Команды быстрой сортировки позволяют сортировать данные только по одному полю. Для упорядочивания данных по нескольким полям следует воспользоваться настраиваемой сортировкой. Для этого выполните следующие действия.

1. Сделайте активной любую ячейку в списке или выделите для сортировки весь список.

2. Выполните следующую команду: Сортировка и фильтр ► Настраиваемая сортировка(см. рис. 6.66, слева) или нажмите кнопку Сортировкав группе Сортировка и фильтр(см. рис. 6.66, справа).

3. В появившемся окне (рис. 6.67) укажите, по какому столбцу следует выполнить сортировку, и укажите ее порядок. Если Excel автоматически не определил заголовки столбцов, установите флажок Мои данные содержат заголовки.

Рис. 6.67.Диалоговое окно сортировки диапазона

4. Для сортировки по нескольким полям нажмите кнопку Добавить уровеньи введите параметры второго столбца сортировки. Аналогично можно добавить еще один или несколько уровней. Сортировка будет выполнена после нажатия кнопки OK.

Задание 1.Упорядочить записи в таблице (см. рис. 6.65) по убыванию цены товара (от большей к меньшей).

Последовательность выполнения

1. Создайте новую книгу и заполните таблицу данными (см. рис. 6.65). Сохраните ее под именем Товары на складе.

2. Сделайте активной любую ячейку с данными в столбце Цена. Не следует выделять несколько ячеек или целый столбец.

3. Выполните команду Сортировка от Я до А, после чего таблица примет вид, показанный на рис. 6.68.

4. Чтобы вернуть таблицу к первоначальному виду, воспользуйтесь кнопкой Отменитьна панели быстрого доступа.

Рис. 6.68.Список данных после сортировки по цене товара

Задание 2.В списке товаров (см. рис. 6.65) выполните сортировку по категориям товаров, а в пределах каждой категории – по убыванию цены.

Последовательность выполнения

1. Сделайте активной любую ячейку с данными и нажмите кнопку Сортировка вгруппе Сортировка и фильтрвкладки Данные.

2. В списке Сортировать повыберите пункт Название.Если вместо заголовков списка отображаются названия столбцов в Excel, установите флажок Мои данные содержат заголовки.

3. Щелкните на кнопке Добавить уровеньи в списке Затем повыберите пункт Цена ,$.

4. Установите для пункта Названиепорядок от А доЯ, а для пункта Цена,$– По убыванию.