Михаил Елашкин - SAP Business One. Строим эффективный бизнес

Вообще-то компьютерные технологии могут работать с любой информацией. Это может быть поиск сообщений внеземных цивилизаций в записях сигналов радиотелескопов или запись последнего хита группы «Корни», но для бизнес-целей обычно используются другие типы информации: записи о продажах, контактах с покупателями, финансовые расчеты, хранящиеся на складах товары, документы, контракты, электронная почта и многое другое. Какими же свойствами должны обладать информационные системы для бизнеса?

• Простота обработки информации. Должно быть понятно, что и как делать. При этом сам процесс работы с информацией должен быть очень прост и эффективен.

• Доступность информации. Пользователи должны иметь возможность получить доступ к необходимой информации в правильном формате и в удобной форме.

• Обеспечивать обратную связь. Действия пользователя должны обеспечивать необходимое изменение информации, как для него самого так и для других пользователей, отражая происходящие процессы.

• Установка приоритетов действий с информацией. Обеспечение целостности данных и процессов.

Эти принципы настолько базовые, что уже невозможно найти их автора. Но на основе этих самых общих принципов работы с информацией, практически одинаково пригодных для любой работы с информационными ресурсами, можно сформулировать самые базовые принципы работы информационных бизнес-приложений в области управленческого и финансового учета.

• Полнота, непротиворечивость и значимость информации. Об этом часто забывают, но не всякая информация достойна «высокого звания информации».

• Информация в нужном месте. Данные либо находятся там, где в них возникает потребность, либо, если это экономически обоснованно, могут быть доставлены в это место за приемлемое время и цену.

• Информация в нужное время. Сбор данных выполняется настолько часто, насколько это требуется для поддержки их актуальности. Например, в системах биржевых торгов актуальность информации гораздо важнее, чем в отделе комплектации заказов.

• Информация в нужном объеме. Собираются все необходимые данные, включая первичные.

• Информация в нужном виде. Исходные данные, чтобы их было удобно использовать, должны быть предварительно обработаны. Для этого на основе собранной первичной информации вычисляются различные сводные показатели позволяющие представить данные в необходимых разрезах и с нужной степенью обобщения.

• Информация сопоставима. То есть необходимо сравнивать между собой одинаковые или хотя бы однородные величины.

• Существует единая версия корпоративной правды. Все потребители данных всегда используют единую версию информации с целью избежать несогласованности действий.

• Идет накопление корпоративных знаний. Исторические данные накапливаются и могут быть использованы в процессе работы.

• Поддерживаются изменения в бизнесе. Необходимо иметь возможность легко изменить и расширить состав информации в процессе работы.

Наверно можно выбрать и другие важные принципы построения информационных систем, но задача этой книги не заставить читателя выучить формальные определения, а дать ему необходимые сведения для развития собственных мыслей и идей Скажем, в данном случае гораздо важнее понимание потребителем того, что термин «информационные системы» не является волшебным неделимым заклинанием, как часто можно услышать из уст маркетологов и технических специалистов, а действительно описывает процессы обработки «информации» в специализированных «системах». Это знание позволяет управляющему или владельцу бизнеса без каких либо специальных знаний задавать вполне адекватные технические вопросы любому специалисту по технологиям. Причем чем лучше специалист, тем проще и понятнее будут его ответы даже непосвященным.

Однажды сороконожку спросили, с какой ноги она начинает движение. С тех пор она не может сдвинуться с места, мучительно размышляя над тем, с какой ноги начинать.

Это старая шутка, но попробуйте задуматься: как вы управляете своей компанией? Не знаю, может быть, существуют такие руководители, которые строят модели управления и реализуют их. Но, наверно, они занимаются не тем бизнесом — им бы учить других и писать учебники. Малый и средний бизнес — не то место, где есть возможность философствовать и строить теории. Быстрый, подвижный, он требует моментальной реакции на изменения и выверенного управления. Парадокс, но управление нужно, а задумываться об этом нет времени!