Карл Шкафиц - Omert@. Руководство по компьютерной безопасности и защите информации для Больших Боссов

Любые бумаги в офисе — страшное зло! Это аксиома. Потому что бумаги:

1) неудобно хранить, они занимают кучу места;

2) почти невозможно искать;

3) крайне сложно копировать;

4) невозможно редактировать;

5) очень тяжело уничтожать;

6) жутко неудобно каталогизировать.

И действительно, в наш век невиданного прогресса науки и техники, когда космические корабли бороздят соответствующие пространства, дикое количество офисов до сих пор занимаются всей этой бумажной волокитой и, что самое страшное, вовсе не собираются от этого отказываться!

Между тем, с бумагами действительно не сделать ничего путного. Попробуй найти нужную бумажку даже среди документов одной офисной папки! А среди разных папок одного шкафа?!! А среди разных шкафов одного офиса?!! Да от этого же просто башню сорвёт! то ли дело на компьютере: нажал кнопочку, вбил слово для поиска и через несколько секунд получил список всех документов с данным словом, выбранных хоть из сотни, хоть из тысячи, хоть из десятков и сотен тысяч файлов...

Кроме того, что делать с бумажками в случае всё того же времени «Ч»? Бумажки не шифруются, через шредер уничтожаются крайне медленно, сжигаются — ещё медленнее, а кроме того, от процесса горения очень много грязи... Вот в «Логовазе» крысы сожрали девять тонн документов, но где же сейчас найти таких крыс?

Поэтому единственный разумный выход — безбумажный офис! Ну, не то чтобы совсем безбумажный — пока электронная подпись ещё не досконально закреплена законодательно, невозможно на сто процентов избавиться от бумажныx документов, — но, по крайней мере, нужно создать такой документооборот, при котором всё, что можно, переводится в электронную форму.

Каким образом? Да сканером, разумеется. Приобрети в контору несколько сканеров и попроси админа расставить их по всем отделам. (Для подобной задачи годятся сами обычные любительские сканеры, а эти устройства сейчас стоят едва ли дороже обеда на двоих в очень среднем ресторанчике Нью-Йорка. Да, покупая сканер, прикажи админу убедиться, что на нём есть автоподатчик, — это сократит время сканирования многостраничных документов в разы.) После этого заставь всех сотрудников каждую бумажку сканировать и заносить получившийся файл в полагающуюся папку на сервере.

Но тут нужно четко усвоить один важный момент. Если документ сканировать как есть, без обработки, то он получается в виде графического файла — то есть обычной картинки. Хранить его в таком виде крайне неудобно, потому что, во-первых, такой текст нельзя отредактировать, во-вторых, по нему нельзя ничего искать, и в-третьих, он получается огромных размеров.

Чтобы всего этого избежать, при сканировании документа проводится волшебная штука под названием OCR — оптическое распознавание текста (англ. — optical character recognition). Работает она очень просто (то есть со стороны пользователя выглядит это всё очень просто). Сразу после сканирования текста специальная программа анализирует получившийся графический файлик и пытается там распознать буквы, цифры и символы. Если текст чёткий и нерукописный (пишущая машинка, компьютерная распечатка), то его, как правило, можно распознать почти со 100-процентной точностью и перенести в любой из стандартных текстовых форматов — да хоть в тот же Word. Если в тексте встречаются картинки — иллюстрации, логотипы, ручные подписи, печати — то они так и остаются обычными картинками.

В результате получается обычный вордовский файл, с которым уже можно делать всё, что угодно: редактировать, печатать, менять в нём иллюстрации и так далее и тому подобное. Кроме того, и это очень важно, в нём можно производить поиск различных строк, что особенно актуально, когда нужно срочно найти необходимый документ по заданной строке среди десятков, сотен и тысяч файлов.

Современными программными средствами OCR производится практически автоматически. Дошло уже до того, что работников уже можно вообще не обучать технологиям сканирования и распознавания: они просто кладут листочек в сканер, нажимают на нём кнопочку, а он запускает специальную программу сканирования-распознавания (в России для этих целей в основном используют систему Fine Reader, хотя существуют и другие программы, решающие подобные задачи), которая сканирует и распознает текст. Пользователю при этом остается только дать имя своей боли — то есть имя получившемуся файлу Word, — и указать, в какую папку на сервере поместить этот документ. Уверяю тебя, это вполне по силам даже секретарше-блондинке с огромными сис... систематическими знаниями. Хотя чтобы система была логичной, дай команду админу научить всех давать файлам значимые имена. Искать что-то в папке со ста сорока файлами doc1.doc, открывая их подряд, — так у секретарши и на тебя времени не хватит.