Скотт Беркун - Искусство управления IT-проектами

Для успешного проведения первой встречи есть один прием – предварительно устроить с несколькими участниками встречу с глазу на глаз. Закажите для них кофе, познакомьтесь и попросите поддержки при проведении первой общей встречи. Такая предварительная подготовка почвы для взаимопонимания в дискуссионной группе снизит вашу нервозность при проведении первой дискуссии, а заодно создаст предпосылки для создания дружественной атмосферы для всех присутствующих, поскольку на встрече будут присутствовать как минимум двое знакомых друг другу людей. Разумеется, такую же роль может сыграть и какой-нибудь ваш друг, заинтересовавшийся работой дискуссионной группы.

Но независимо от того, насколько вы сможете произвести впечатление на присутствующих, некоторые покинут дискуссионную группу после первой же встречи. Это нормальное явление. Они проявили любопытство, захотели посмотреть, что это такое, но после первого же посещения их любопытство иссякло. Остаются именно те, кто вам нужен. Даже если у вас остался только один заинтересованный человек, вы можете попросить его помочь в расширении группы или же сохранить этот минимальный состав группы.

Простейшим форматом работы дискуссионной группы будет следование главам книги. Каждую неделю люди читают очередную главу и собираются, чтобы обсудить свои мысли, поделиться историями или выполнить упражнения к этой главе. Когда книга подойдет к концу, нужно подобрать другую книгу. Или нужно менять ответственных за проведение дискуссий каждую неделю, при этом каждый участник должен подбирать публикацию на блоге или веб-статью для чтения и обсуждения. В качестве дополнения хочу предложить вам несколько типовых тем для обсуждения, позаимствованных из материалов работы упомянутой ранее дискуссионной группы PM Clinic.

Одна из моих обязанностей в качестве руководителя проекта – защита разработчиков моей команды от постоянных отвлечений и выстраивание структуры их работы таким образом, чтобы у них были отрезки времени, позволяющие сконцентрироваться на выполняемой работе. Моя проблема в том, что я тоже нуждаюсь в каком-то соглашении, позволяющем мне выделить время для того, чтобы сосредоточиться на решаемых вопросах. Я понял, что, пытаясь уладить дела своей команды и своих клиентов, я частенько выкраивал «часы для концентрации» только после работы или на выходные. Мне нужен совет других руководителей проектов, как им удается выдержать баланс времени для уединенной работы, чтобы отвечать на запросы и нужды заказчиков и специалистов команды, и в то же время прерываться на организацию работ из их текущего перечня.

Как руководитель я отвечаю также и за владение обстановкой в части взаимоотношений с внешним заказчиком. Проблема в том, что по крайней мере четверо из моей команды взаимодействуют с командой заказчика (работают с четырьмя различными ее представителями) как минимум раз в неделю. Я понимаю, что практически невозможно быть в курсе всех проблем, с которыми сталкивается заказчик, чтобы обеспечить его удовлетворенность нашей работой. Как мне отследить все контакты с заказчиком и обеспечить полную информированность всей команды без негативной реакции всех участников событий? Самыми ценными были бы советы тактической и стратегической направленности.

У команд разработчиков довольно узкое окно предложений чего-либо отличного или инновационного по сравнению с теми организационными или производственными нормами, которых они придерживаются. С другой стороны, прокладывать маршрут, исходя из обнаруженных ошибок, функциональных запросов заказчика, прихоти вице-президента или функциональных возможностей, реализованных конкурентами, сродни возврату к каторжному труду, где разработчики скованы одной, но уже цифровой цепью. Как команде лучше всего подготовиться, а затем справиться с реализацией тех скромных возможностей отступления от общепринятых норм? Как найти баланс между инновационными вкладами и другими делами, такими как выполнение текущей работы?

Руководитель всего проекта, мой босс – большой любитель покрасоваться. Когда проводятся командные совещания, он тратит все время на пустую болтовню (рассказывает разные истории о своих подвигах, о том, кто и когда наступил ему на любимую мозоль, отпускает какие-то пошлые шутки). Похоже, что он считает себя интересным человеком, но его точку зрения мало кто разделяет. Поэтому наши еженедельные совещания превратились в сплошную муку. Он не придерживается собственной повестки дня и не понимает, что попусту тратит время многих людей. Как с этим бороться?