Скотт Беркун - Искусство управления IT-проектами

Лучший способ подумать об элементах управления – это рассмотреть частоту их применения. Некоторые высокоуровневые действия, такие как анализ методов управления, нужны не чаще одного раза в месяц. Для других действий, скажем, классификации, эта необходимость возникает ежедневно или ежечасно. В зависимости от необходимого уровня контроля важнее всего рассмотреть интервалы контролирующих действий.

Аналитические совещания главным образом относятся к периоду миттельшпиля. На этих совещаниях руководитель команды должен предоставить сведения о состоянии проекта, сверив его с целями, указаниями старшего руководства, пожеланиями заказчика и самой команды. Аналитические совещания должны настроить всех на обсуждение удачных и неудачных дел и что вокруг этих дел происходило. Формат совещания может быть самым простым. Лучшие совещания, на которых и бывал, были обращены только к главным вопросам. Присутствующим на них хватало зрелости на то, чтобы открыто вскрывать (а не прятать) просчеты, приветствовать (а не осмеивать) просьбу о помощи и обращать внимание на самые главные вещи (а не на те, которые улучшают самочувствие и повышают настроение).

Аналитические совещания должны настраивать людей на реалистическую оценку целей, календарных планов, технологий и ролей. На совещании ничего не нужно оставлять на потом. Любая влияющая на проект проблема должна быть открыта для обсуждения. По этой причине аналитическое совещание является не только элементом отслеживания хода процесса, но и элементом управления, потому что оно предоставляет возможность руководителю и старшему руководству провести открытое обсуждение тех поправок, которые необходимо внести в любой из аспектов проекта. Независимо от масштабов совещания, выводы проведенных дискуссий и слайды, использованные на презентации, должны быть чуть позже предоставлены всей команде на отдельной встрече.

Команды должны планировать периодическое проведение анализа в рабочем графике в течение каждого рабочего этапа. Все должны быть оповещены о времени проведения анализа, поскольку за ним должно следовать совещание в составе всей команды. Многомесячные проекты должны включать ежемесячные аналитические совещания. Для проектов, реализуемых в течение нескольких недель, такие совещания нужно проводить один раз в одну-две недели. Чем чаще они проводятся, тем информативнее и быстрее они должны проходить.

Если ваша команда работает по контракту или имеет какого-нибудь внутреннего заказчика, аналитические совещания могут послужить одним из механизмов прямого получения отзывов от ваших заказчиков. К ним применимо большинство из уже изложенных советов. Важно также отметить, что не стоит рассматривать эти совещания в качестве единственного источника отзывов от заказчика. Периоды между совещаниями бывают слишком длительными, а формат их проведения может осложнить углубленное рассмотрение или обсуждение сложных проблем.

Один из важных аспектов экстремального программирования (XP) заключается в содействии участию представителя заказчика в самом процессе разработки программного обеспечения. [98]Этот человек должен использовать ежедневные сборки и развивать отношения с программистами и их руководителями. Тогда вы и ваша команда смогут получать отзывы о существующих проблемах ежедневно или ежечасно, а не еженедельно или ежемесячно. По началу эти отношения могут быть непростыми (см. раздел «Распределение ролей» в главе 9), но затраты всегда окупятся более разумными проектными решениями и удовлетворением заказчиков готовым продуктом.

Любой процесс, в котором берется перечень проблем и проводится их расстановка по приоритетам, является, по сути дела, классификацией. Реальный процесс классификации отличается от других видов приоритетной расстановки тем, что связан с постоянным поступлением новых проблем, которые требуют осмысления и назначения приоритетности их решения по отношению к другим существующим проблемам. Классификация проводится в период миттельшпиля, когда есть некий промежуточный срок, который нужно соблюсти, и качественные показатели, относящиеся к критериям выхода. Но в период эндшпиля классификация становится для команды первостепенной задачей, часто занимая существенную часть ежедневного рабочего времени руководителей проекта и других специалистов.