Софья Тимофеева - Детский клуб. Совершенствуем систему управления

Я всматривалась в монитор. В этот момент действительно холодеют руки и ноги, а мысли идут в одном направлении: «Как же так! За что? Что мы такого сделали? Почему именно мы?» Я сразу, среди ночи, позвонила соучредителю, чтобы разделить горе пополам. Проверка все же будет. Что делать?

С февраля посыпались звонки и письма от организаций, желающих помочь. Интересно, что часть обращений была вежливой и искренней, а часть начиналась с угроз, с уведомления меня как директора, с упоминания статей Уголовного кодекса и пр. Я не выбросила эти письма. Пусть лежат, вдруг еще пригодятся. Конечно, мы озаботились подготовкой к проверке: провели, как положено, аттестацию рабочих мест, дополнительно наняли для аудита кадровика, обратились за консультацией к юристу.

Благодаря тому, что нас проверяли в первый раз и существенных нарушений не было выявлено, к нам отнеслись снисходительно и штрафы составили: для меня, как должностного лица, – 1800 рублей, для юрлица – 30 800 рублей. Мы отделались малой кровью.

Пройдя государственную проверку по охране труда, могу точно сказать, что подобных мероприятий бояться не надо, если до этого вы работали честно, ответственно и старательно. Конечно, нужно знать общие правила поведения руководителя при таких проверках, чтобы не «напороть лишнего».

Давайте рассмотрим эти правила. Необходимо знать, что закон выделяет документарные и выездные проверки, которые могут быть плановыми и внеплановыми. При этом плановые проверки проводятся не чаще чем один раз в три года в соответствии с планом органа контроля. Это означает, что если вы недавно зарегистрировали свой детский клуб как юрлицо или ИП, то плановых проверок в ближайшие три года не будет.

О проведении плановой проверки детский клуб будет проинформирован или заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, либо по факсу, либо по электронной почте. Нам ГИТ прислала уведомление на электронную почту ровно за неделю до начала проверки, и инспектор лично позвонила в клуб.

Конечно, принимая таких «гостей», нужно быть максимально сконцентрированным и вежливым, демонстрируя готовность представить всю необходимую информацию. При этом очень важно не выдать лишних сведений. Не следует отвечать на вопросы, если вы не владеете предметом разговора в полной мере. В таких случаях лучше говорить фразы: «Не помню точно», «Сомневаюсь», «Надо посмотреть». Иначе вы вызовете подозрения и проверяющие начнут поиск нарушений. В то же время старайтесь отвечать конкретно и по существу.

Любой сотрудник проверяющего государственного органа, пришедший к вам с проверкой, обязан иметь при себе документ, дающий ему соответствующее право. В нашем случае трудовой инспектор предъявил удостоверение и распоряжение о проверке, а также приказ руководителя ГИТ о назначении выездной проверки.

Документ о проведении проверки и данные самих проверяющих обязательно нужно зарегистрировать в журнале учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля.

Журнал проверок юридических лиц должен быть пронумерован, прошит и опечатан. Кроме того, необходимо заполнить первую страницу. После проведения проверки в журнал заносится краткая информация обо всех обнаруженных нарушениях. Этот журнал нужен не только для плановых, но и для внеплановых проверок, то есть клуб обязан его иметь с самого начала работы.

Выездная проверка будет проводиться на территории детского клуба. Вам нужно найти место для работы проверяющих. В нашем клубе нет свободных комнат, обычно в каждом помещении идут занятия. Нет у нас и кабинета руководства. Поэтому мы всех встречаем в холле, где находятся и клиенты.

Трудовая инспекция приходила к нам в составе двух человек: начальника отдела и инспектора. Они проработали шесть часов, расположившись в холле на диване. Наш холл был обложен бумагами, клиенты недоумевали, но ни о чем не спрашивали. Я сразу вызвала двух администраторов – один находился на телефоне и с клиентами, а второй помогал нам сшивать ксерокопии бумаг.

Что смотрели проверяющие? Все. Личное дело гендиректора со всеми инструкциями, паспорт, графики отпусков, личные дела уволенных, локальные акты, бумаги по декретным отпускам, заявления о совмещении должностей, приказы по основной деятельности и кадрам, ученические договоры, документы по лицам с семейными обязанностями, наличие в штате пенсионеров, аттестацию рабочих мест и все, что связано с ней, журналы учета и т. д.