Вернер Тики Кюстенмахер - Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня

Ваше рабочее место, как место, где вы проводите большую часть своей жизни, должно быть организовано самым эффективным, самым тщательным образом. В действительности, это часто самая неряшливая, самая заброшенная зона. Порядок на рабочем месте — это не вопрос эстетики, а самая необходимая составляющая вашего успеха и залог правильного использования времени.

«Центром» вашей трудовой деятельности — по крайней мере, для очень многих профессий — является письменный стол. За столом вы проводите большую часть рабочего дня, и это не считая встреч, совещаний или переговоров с другими фирмами. Письменный стол — это ваши личные владения, и за них ответственны только вы сами — следовательно, как за порядок, так и за беспорядок. В этой главе мы расскажем вам, как из заваленного бумагами и канцтоварами предмета меблировки сделать друга, готового прийти на помощь.

Вы находите, что живописный хаос на вашем столе является выражением вашей художественной натуры? Если вам не по душе прибранный письменный стол, который в ваших глазах является символом консерватизма и педантичности, то перенесите хаос на столик рядом или позади вас, разукрасьте стены в стиле «панк-рок» или «поп» — но пощадите сам стол.

Ведь если на столе находится слишком много предметов, это мешает вам сконцентрироваться. Поэтому ограничьте количество предметов: поставьте не больше двух фотографий в простых рамках, не больше двух стаканчиков с карандашами и так далее.

Особую проблему создают подарки: коллеги или клиенты дарят вам, скажем, плюшевую мышку, статуэтку или какого-нибудь монстра, которого вы с большой неохотой ставите на ваш (только что прибранный) стол. Если вам не хочется обидеть дарителя, то придите в восхищение («О, это идеальный подарок для моего маленького племянника!»). После такой фразы человек уже не ожидает, что увидит свой подарок в вашем офисе. Другой способ: пусть презент целый месяц лежит на видном месте, а затем бесследно исчезнет.

Поставьте или повесьте на рабочем месте часы — но так, чтобы они не находились прямо перед глазами, иначе вы будете работать, считая минуты и секунды. Часы должны быть расположены таким образом, чтобы вы могли взглянуть на них, повернув голову примерно на 90°. Больше подойдут часы со стрелками, так как такой тип часов находится в соответствии с правым, отвечающим за творчество полушарием головного мозга. Кроме того, полезно иметь часы с дистанционным управлением, чтобы не сомневаться в их точности.

Вам не следует обременять ваше подсознание различными ухищрениями, например, переводить стрелки часов на 10 минут вперед, чтобы у вас в запасе всегда оставалось лишнее время. Умнее будет, если вы поставите свои (или еще одни) часы прямо перед глазами посетителей, тогда они лучше поймут ваши мягкие намеки («А сейчас мне нужно работать»).

Многие должности предполагают самые различные виды деятельности. С одной стороны, это планирование рабочих процессов, контроль за сроками выполнения работ, общение, выписка счетов или бухгалтерские расчеты. Эти задачи сравнимы с огромным полем, по которому трактор или комбайн могут беспрепятственно тащить свои бороны.

С другой стороны, нужно готовить доклады и отчеты, выводить продукцию на новый уровень, вдохновлять персонал для работы, поддерживать связи и внедрять инновации. Картина, которая ассоциируется со всем этим, — цветущий сад, где можно открыть много нового и чьи укромные тенистые уголки так и влекут вас к себе. Письменный стол большинства работающих людей являет собой ту же дилемму: пашня с цветущими островками. При работе на нем постоянно приходится вырабатывать компромиссы. Поэтому лучше разделить эти две области.

На рабочем месте пастора Бернхардта К., откуда он осуществляет свое управление обширными делами церкви, расположен большой, практически всегда пустой письменный стол. Для него самого и его сотрудников существуют четкие правила: какие бумаги могут лежать на столе, а какие — нет.

В кабинете служебной квартиры пастора, наоборот, стоит причудливое сооружение, состоящее из письменного стола, компьютера и полок, заполненных книгами; это «художество» он с неохотой показывает посетителям. Однако он чувствует себя в поэтическом беспорядке своей (как он говорит) «берлоги» так же уютно, как и за впечатляющим «взлетным полем» в другом кабинете. Хорошо тем, у кого находится место и для одного, и для другого!