Вера Капылова - Кадровый отдел с нуля. Пошаговый алгоритм организации отдела кадров, образцы документов

Из пособий можно порекомендовать следующие работы:

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (традиционные и автоматизированные технологии). Т. В. Кузнецова.

Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой.

Чуковенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов.

Трудовое законодательство постоянно обновляется, поэтому в дальнейшем необходимо следить за поддержанием кадровой библиотеки в актуальном состоянии. Изменения в трудовом законодательстве подробно рассматриваются в периодических журналах. В настоящее время на тему работы отдела кадров выпускается немало периодических изданий:

Кадровая служба и управление персоналом

Отдел кадров

Секретарь-референт

и другие

В журналах приводятся образцы документов, статьи, разъясняющие актуальные вопросы, рассматриваются практические ситуации. Подписку на журналы можно оформить в традиционном бумажном виде или в электронном формате. Часть материалов доступна в интернете в режиме свободного ознакомления.

После того как выполнен подбор законодательных и нормативных актов и справочной литературы, с руководителем согласовывается вопрос о выборе и приобретении программного оборудования для ведения кадрового учёта. Выбор программы, её функционала зависит от возможностей бюджета организации, количества сотрудников и наличия территориально удалённых филиалов.

На современном рынке информационных технологий представлено огромное количество программ для учёта кадров: 1С: Зарплата и кадры, БухСофт: Кадры, Скат, Ефрат, Парус, Кадры Плюс, Галактика и другие.

Наибольшую популярность в России получила программы 1С: Зарплата и кадры и 1С: Зарплата и управление персоналом. Программа 1С позволяет выполнять многие операции в плане документального сопровождения трудовой деятельности сотрудников, начисления зарплаты, формирования отчётности в фонды. С помощью автоматизированного учёта кадров в 1С сотрудники службы персонала смогут осуществлять:

регистрацию работников, с которыми заключаются трудовые договоры, и оформление срочных и бессрочных трудовых договоров, в том числе при дистанционной работе;

регистрацию перевода сотрудника на другое место работы, смены вида занятости (внутреннее и внешнее совместительство и основное место работы);

изменение условий договора и оформление приказов о переводе сотрудника или списка сотрудников (формы № Т-5 или № Т-5а);

регистрацию приема на работу и оформление приказов о приеме на работу сотрудника или списка сотрудников (формы № Т-1 или № Т-1а);

оформление договоров гражданско-правового характера: договоры подряда на выполнение работ, договоры возмездного оказания услуг, авторские договоры;

регистрацию увольнений работников (формы № Т-8 или № Т-8а).

Программа 1С: Зарплата и кадры позволяет автоматизировать подготовку и сдачу отчётности в фонды. Также программа поможет обобщить сведения для анализа ситуации с персоналом(численность, наличие "текучки" и прочее). Подобные сведения может запросить руководитель организации для принятия управленческих решений. По данным учета движения документов в программе 1С можно получать следующую информацию:

актуальные списки работников на конкретную дату с произвольным настраиваемым набором реквизитов;

статистическую информацию о количестве работников различных категорий (количество работающих по основному месту, по внутреннему и/или внешнему совместительству);

данные о движении работников за выбранный период;

среднюю и среднесписочную численность работников;

и др.

Достоинством 1С является большое количество сопровождающих организаций, специалисты которых присутствуют практически в каждом городе и доступная методическая литература. Программа 1С постоянно обновляется с учётом изменений в трудовом законодательстве.

Итак, организация работы с персоналом начинается с обустройства рабочего места – отдела кадров. У кадровых сотрудников обязательно должен быть доступ к актуальным правовым актам в области трудового законодательства. Основной правовой акт в сфере отношений с персоналом – это Трудовой кодекс РФ. Важное значение имеют законы, регулирующие правила работы с персональными данными, конфиденциальной информацией, хранением кадровых документов, начислением заработной платы. Не менее важно нормативные акты, регламентирующие непосредственно процесс работы с документами – ведение и хранение трудовых книжек, оформления кадровых бумаг. Подборку законов можно сделать в бумажном виде и хранить в шкафу, или в электронном виде, разместив файлы в персональном компьютере каждого сотрудника. Современный способ доступа к необходимым правовым актам – информационно справочные системы, которые содержат кодексы, законы, а также комментарии к ним и справочную литературу.