Алексей Стефаненков - Как самостоятельно поставить управленку. Тренажёр

Очень важно сказать следующее: счета не должны быть обезличены. Требуйте у того, кто их даёт, краткую справку на платёж и планируемую дату оплаты, а также возможность разделения счёта на части. Вероятно, что директор начнёт вас об этом спрашивать (а у кого же ещё?). Фрагмент заполненной главной формы в Приложении 7.

Шаг 7. Делаем финансовую сводку на текущий день в формате одного листа. Напоминаю, что всё это делается из одной лишь главной формы разными сводными таблицами. Моя сводка показана в Приложении 8.

Шаг 8. Платежи. Счета вы внесли в главную форму, даты проставили, сводку сделали. Приходим со всем этим к директору. Он смотрит, утверждает или отклоняет платёжные документы и вам только останется проверить дату и суммы и отдать документы в бухгалтерию. Всё, платежи окончены. И так каждый день. С утра проверка поступлений и выплат вчерашнего дня – регистрация поступивших счетов – финансовая сводка – платежи. Весело.)

Шаг 9. Месяц закончен. Делаем проверку. Для этого вынимаем из вашей системы данные по выплатам и поступлениям и простой сводной таблицей сравниваем суммы по дням между двумя базами. Сходится? Вы молодец. Нет? Смотрите в какой из дней суммы не бьются и исправляйте.

Шаг 10. Делаем план-фактное сравнение. Приложение 9. Можете проявить себя и показать директору этот анализ в разрезе статей, отделов, фамилий, дат. Главное – понять причины расхождений. И особенно, почему недотянули план. Или, наоборот, почему перетянули. Вообще, на этом шаге важны навыки. Вы самостоятельно придёте к тому, как и что вы будете анализировать. Можно отправить результаты и заинтересованным лицам или отделам, что бы они видели результаты месяца.

Шаг 11. Чистый Денежный Поток. Накопительная таблица. Делаете отдельный файл и копируете в него главные формы в течении года. Привожу пример в Приложении 10. Я даю пример на основе нескольких месяцев, что бы вы могли увидеть, как это будет выглядеть в динамике. Нравится? И это опять сводная таблица с возможностью разворота её по каким угодно признакам из заголовков главной формы. Самое важное, это понимать как ваша операционная деятельность генерирует деньги и куда они уходят в потоке.

Шаг 12. Нужно описать регламент этого процесса по правилам вашей компании. Чтобы вы себя не чувствовали незаменимым.

Важные дополнения. Перед началом сбора заявок пишете письмо всем заинтересованным лицам со сроками исполнения. На несколько первых дней месяца, пока вы верстаете БДДС, можно остановить платежи. Затраты времени на эту ежедневную работу (и не только) я привожу в своём хронометраже в Приложении 11. А чтобы не забывать про обязательные платежи сделайте себе типовой платёжный календарь похожий на Приложение 12.

Ещё есть второй путь начала процесса постановки управленки. До шага номер один можно сделать шаг номер ноль. Это просто выгрузить из вашей системы данные, например, за три месяца, и обработать их в удобный формат. Потом пригласить из вашей компании того, кто всё знает про платежи и по наименованию контрагентов проставить статьи затрат. Далее сделать сводную в динамике и проанализировать то, что получилось. Этот шаг можно делать для того, чтобы понять укрупнённое положение дел.

Выводы: после реализации БДДС имеем сводку на каждый день, хороший платёжный календарь, план-фактные отклонения в любом разрезе, чистый денежный поток и потоки по типам БДДС, а главное, приучаемся к финансовой дисциплине. Дисциплинируем не только себя, но и своих контрагентов. Так же, видим динамику развития сумм статей, учимся влиять на них и делаем простые, но конкретные прогнозы на будущий период. Обретаем возможность строить диаграммы как в Приложении 13, делать индексный анализ (кому то и это нужно) и пользоваться всеми возможностями аналитических сводных таблиц.

Цель: пошаговое очищение выручки от элементов её составляющих, чтобы понять доходность (прибыль или убыток). Анализ любых статей по их наполнению.

Особенности: есть прибыль или убыток, НДС извлекается.

Метод: Кассовый. Не хочу дискутировать на тему метода учёта, что лучше – кассовый или метод начисления, какой из них круче, лучше, удобнее, правдивее. Приведу лишь реальный вопрос хозяина бизнеса: «Хочу знать, как я отработал конкретный месяц? Сколько денег фактически пришло и ушло, и какая при этом условии прибыль и рентабельность? И не надо мне говорить, что мы выставили счетов на столько-то, а пришло не всё, потому что у поставщика причины, а остальное обещали позже. Они ведь могут и не заплатить? А я хочу знать свою доходность именно с такими условиями! А что должен я и сколько мне должны, так это скажет баланс». Вот так.