Анастасия Козич - За кулисами event-ов. Книга для начинающих организаторов

Примеры аватаров на «ВеникФест»-2019:

1. Молодой папа Христофор 32 лет с двумя детьми в возрасте от 3 до 8 лет, предприниматель с доходом выше среднего, предпочитает активный отдых с семьёй. Он не любит детские мероприятия, потому что ему на них скучно, а дети быстро устают и начинают капризничать. При этом жена просит отдыха для себя, потому просит, чтобы он проводил время с детьми отдельно тоже, потому он вынужден бывать на семейных и детских мероприятиях. Хочет прийти на такой проект, где он сможет «сдать» детей и сам в это время отдохнет тоже.

2. Ангелина, 29 лет, замужем, есть дочка 2,5—3 года. Муж из числа инженеров, она – дизайнер-фрилансер, работает из дома. Из-за графика работы мужа получается выезжать на отдых всей семьёй только раз в год во время отпуска, но хочется более частого совместного яркого отдыха, потому что домашние дела, работа на дому загоняют периодически в депрессию, хочется впечатлений и чего-то яркого, нового. Ищет развлечений, в которых можно поучаствовать всем вместе, почувствовать близость со своей семьей во время активных действий.

Контрольная точка 6.

Составь не менее 3-х аватаров ядра своей целевой аудитории.

Условно делим проекты на 2 категории по степени свободы гостя:

1. Ты управляешь движением гостя (свадьба, корпоратив, конференция, концерт);

2. Гость сам решает, куда и когда пойти, как долго находиться на площадке (фестиваль, выставка, ярмарка).

Есть обязательные общие моменты. Есть различия. Разбирать будем на примерах. Есть свои нюансы в зависимости от формата, но суть такова: гостя нужно встретить, развлечь, проводить. Как правило, гость запоминает самое первое впечатление (как его встретили), последнее и середину, которая вызвала максимальное количество эмоций. Представлю несколько моделей, твоя задача – уловить механизм и комбинировать, адаптировать под свой формат. Ухватить принципы.

Банкетный тип мероприятий (корпоративы, свадьбы).

Свадьба

Здесь же будем обсуждать эмоциональную составляющую любого проекта.

Форматов свадьбы может быть несколько:

Вариант 1.

1. Молодожёны собираются вместе;

2. Прогулка-фотосессия вдвоём;

3. Регистрация;

4. Банкет (фуршет/вечеринка).

Вариант 2.

1. Молодожёны собираются отдельно друг от друга

и встречаются на прогулке-фотосессии;

2. Регистрация;

3. Банкет (фуршет/вечеринка).

Вариант 3.

1. Молодожёны собираются отдельно друг от друга;

2. Жених встречает гостей перед регистрацией;

3. Невеста выходит отдельно во время церемонии;

4. Фотосессия вдвоём после регистрации на

30—40 минут, пока гостей развлекает аниматор;

5. Банкет (фуршет/вечеринка).

Детальнее расскажу о том варианте, который мне кажется наиболее успешным для свадьбы и который прошел испытание временем.

Сборы жениха и невесты.

Продумать:

1. Внешний вид пары и других людей (специалистов, гостей), находящихся в пространстве;

2. Количество участников (кого пригласить из семьи, друзей. Список ограничить, чтобы не было толпы);

3. Выбрать атмосферу: романтика или драйв;

4. Пространство (оформление, музыка, закуски).

Первая встреча.

Продумать:

1. Детали маршрута, как идут навстречу друг другу и где встречаются;

2. Визуально: ничего лишнего в кадре;

3. Добавить эмоций. Драматизм: задержка перед встречей, нагнетание или драйв. Например, они уже стоят рядом, между ними будет небольшая перегородка, они еще не видят друг друга, но уже слышат глубокое дыхание. Или невеста едет на погрузчике в ковше, наполненном яблоками.

Прогулка вдвоём, фотосессия.

Вдвоём. Толпа родственников – табу.

Welcome-зона. Встреча гостей.

Зона начинает работу за 1 час до официального старта мероприятия. Полная готовность зоны: за 1,5 часа до старта. Готовность – это значит, что аниматоры на месте, музыка играет, столы с аперитивом накрыты, реквизит расставлен. Шампанское открывается в момент захода первого гостя.

Обязательные элементы:

1. Схема рассадки гостей;

2. Фуршетный стол для аперитива;

3. Музыка;

4. Аниматоры (минимум 1 человек).

Моя позиция весьма проста: как только гость вступил на территорию свадьбы, его настроение должно поэтапно улучшаться и быть полностью под контролем организатора, то есть там, где нужно, гость смеётся, где нужно – плачет. На входной зоне гость смеётся. Его встречают приветливые аниматоры. Года 4 я пользовалась «железным» правилом: 1 аниматор на 10—15 гостей. И буквально «дрессировала» аниматоров: если они видят сгруппировавшихся людей – вклиниваться, не давать рассеиваться вниманию на посторонние темы, развлекать и вовлекать в процесс. Последние «свадебные» годы я снизила свою принципиальность, давая большую расслабленность гостям. Но разницу я видела существенную: в первом случае гости часто танцевали еще до начала торжества, настолько прекрасным было их настроение и настолько качественно их «разогревали» аниматоры, во втором случае они потихоньку начинали расслабляться.