Ирина Андрианова - Электронные трудовые книжки

Как видим, преимуществ у ЭТК немало. Но есть и другое мнение – на практике и работодатель и работник могут столкнуться с рядом неудобств из-за перехода на ЭТК.

Осуществлять процесс обработки, передачи и хранения данных можно используя уже существующие, но доработанные бухгалтерские программы.

Все сведения о трудовой деятельности каждого человека накапливаются и хранится в информационной базе Пенсионного фонда, они надежно защищены, утечка или потеря данных практически исключена.

Если в сведениях о трудовой деятельности работника допущена ошибка или информация внесена не полностью, работодатель обязан исправить (дополнить) эти сведения (ст. 66.1 ТК РФ) и предоставить в Пенсионный фонд в установленном законом порядке.

От сведений в бумажной трудовой книжке информация в ЭТК практически ничем не отличается. Однако данные о поощрениях и награждениях законом не предусмотрены (в бумажную вносятся в соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек). И это существенный минус, т. к. сведения о наградах необходимы для получения звания «Ветеран труда». Работнику в этом случае придется подтверждать эти данные предъявляя наградные документы (грамоты, выписки из приказов о награждении), ведь в электронную трудовую книжку сведения о ведомственных и государственных наградах не вносятся. Также в ЭТК не отображаются данные об образовании работника (для сравнения – в бумажной трудовой книжке запись об образовании делается на титульном листе).

Что же касается ЭТК, то окончательно перейти на цифровой формат документа работодатели должны в 2021 году. А 2020 год – переходный период, в котором работодателями осуществлялись мероприятия по внедрению электронных трудовых книжек. Было необходимо:

1. Издать приказ о проведении мероприятий по переходу на ЭТК и назначить ответственных лиц.

2. Внести соответствующие изменения в локальные акты или принять новые.

3. Проверить программное обеспечение и его техническую готовность к передаче сведений в Пенсионный фонд РФ.

4. Уведомить работников о переходе на ЭТК до 31.10.2020 (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 №887).

5. Собрать с работников заявления о выборе формата трудовой книжки до 31.12.2020.

Итак, до 31.12.2020 все работники должны были выбрать или бумажную или электронную трудовую книжку. Но некоторые категории граждан не имели возможности это сделать в установленный срок, поэтому у них есть право подать соответствующее заявление по основному месту работы или при трудоустройстве в любое время. К этим лицам относятся:

– работники, не исполняющие свои трудовые обязанности по состоянию на 31 декабря 2020 года, но за ними сохраняется рабочее место в соответствии с нормативными правовыми актами на период отпуска, временной нетрудоспособности, отстранения от работы;

– лица, не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях по состоянию на 31 декабря 2020 года и не подавшие письменное заявление до указанной даты, но имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту).

Разберем подробнее алгоритм действий работодателя после получения соответствующих заявлений от работников, которые не смогли сделать выбор в 2020, а также при трудоустройстве работников, не имеющих трудового стажа до 2021 года.

– работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку, но также предоставляет сведения о трудовой деятельности работника в ПФР в электронном виде по установленной форме (отчет СЗВ-ТД, см. раздел 3);

– при дальнейшем трудоустройстве у других работодателей работник имеет право на ведение бумажной трудовой книжки;

– у работника сохраняется право в любое время подать заявление с просьбой о предоставлении ему сведений о его трудовой деятельности (о ведении ЭТК).