Вячеслав Пустовой - 9 шагов к успешной автоматизации бизнеса

На базе всех этих сведений можно принимать управленческие решения и они будут строиться уже не только на чутье, но и на здравом смысле и холодном расчёте.

Если вы знаете анекдот про менеджера с базой контактов клиентов, то мы вам его не расскажем. Такие вещи не особенно корректно писать в книге.

Смысл в следующем – часто компании берут высокооплачиваемых специалистов, исходя из наличия у них актуальной и «живой» базы контактов . Эти сведения являются стратегически важными для любой сферы деятельности. Ведь в противном случае цепочка поиска возможного клиента начинается с самого низа. Нужно организовывать холодные звонки и годами собирать сведения с результативностью 0,01%.

Сказанное относится абсолютно к любым данным. Даже сведения о точке закупок машинного масла значительно сокращают рабочий процесс. Ваш специалист уже не будет тратить время на поиски всего этого и воспользуется готовой подборкой.

Понятно, что мы с вами не планируем перехватывать чьи-то данные или воровать готовые базы. Наша задача сейчас уяснить , что в результате работы систем автоматизации формируются бесценные сведения и копится стратегически важная информация.

Если бы такой системы не было, то многие данные безнадёжно исчезали бы со сменой условий и сотрудников.

Простой пример. Есть у вас менеджер по работе с клиентами и он записывает все данные по своей деятельности для собственного удобства в ежедневнике. Делается это не сознательно. Просто так ему удобно. И вот однажды менеджер, проработав три года, нашел более интересное предложение с более высокой заработной платой и решил уволиться. Он забирает все наработанные за три года данные в бумажном ежедневнике с собой. Результат его работы хоть и ощущается, но бесценные сведения ушли и их потребуется копить заново.

Логично предположить, что все обозначенные выше обстоятельства позволяют формулировать и распечатывать любой отчет . Если раньше для создания отчета и перелопачивания данных требовался отдельный человек, то сегодня это можно сделать одной кнопкой.

Абсолютно любой отчёт можно легко сформировать за считанные секунды, особенно когда набран необходимый набор данных. Нужно только организовать данные внутри массива, что и умеет делать любой алгоритм.

Мы уж не упоминаем про автоматизацию бухгалтерии, о котором уже многократно рассказывалось в самых различных источниках. Там мы имеем дело со стандартным набором отчетов, которые ещё и должны соответствовать требованиям существующего законодательства к форме отчетов. Да ещё и к прочим бедам стоит прибавить постоянное обновление этих форм.

Значит, ещё одно достоинство автоматизированных систем для бизнеса – это возможность формировать отчеты по в различных разрезах и за нужный период времени. Нужно посмотреть рентабельность продаж или динамику продаж за период, себестоимость выпуска или валовую прибыль – пожалуйста, лишь бы все было правильно настроено.

Большинство собственников бизнеса и директоров испытывают проблемы с тем, что непонятно куда именно уходят деньги. Непонятно какие направления прибыльные, а какие стоит закрыть. Денег вроде крутится много, а прибыли в итоге нет.

Или другая ситуация. Деньги резко заканчиваются, но вроде много кто вам должен. Но кто именно должен и сколько выявить оперативно невозможно. Контракты в работе есть, а заплатить поставщикам или сотрудникам не чем.

Это огромный массив информации. Если вы когда-либо пытались организовывать какие-либо работы или мероприятия, то вы примерно понимаете, что количество работ, данных и знаний просто не помещаются в голову обычного человека. Нужна тренировка и специфический набор качеств для организации самого себя и возможности всё это крутить. Огромный труд всё свести у себя в голове к общему знаменателю и организовать какое-либо эффективное использование данных.

Работа руководителя – это серьезный и сложный труд. Следует учитывать весь тот винегрет, про который мы только что сказали. Ситуация в двойне усложняется, если нет понимания и упорядочивания происходящего в вашем бизнесе. Тут мы подходим к понятию прозрачности бизнеса для руководителя.