В. Ковальский - Практические советы и рекомендации закупщикам. Серия публикаций «От азов до совершенства». 5-я публикация

От анализа зарубежного опыта организации системы снабжения давайте перейдем к ресурсам, которые необходимы для подготовки к трансформации закупочной функции. Этот ресурс мы условно обозначим определением «База знаний», которая включает в себя методологию и маркетинг, описание окружения бизнес-процесса закупок, подготовку и проведение коммерческих переговоров, аудит эффективности, полномочия и необходимые ресурсы, обучение и создание кадрового резерва.

Управление закупочной деятельностью является одной из приоритетных задач, решение которой поможет улучшить результаты деятельности компании в области сокращения затрат и издержек, а также позволит обеспечить ее устойчивое развитие.

Одним из требований является описание бизнес-процессов, разработка политики, стандартов, положений, регламентов, методических пособий и инструкций. Многие недооценивают эту работу и считают это задачей департамента системы менеджмента качества, которая необходима только для прохождения очередного аудита по требованиям ISO 9001:2015.

Разработка и внедрение методических рекомендаций направлено в первую очередь на минимизацию рисков:

• высокая цена при низком качестве закупаемых компанией МТР и услуг (работ);

• срыв сроков поставок и остановка действующих производств;

• неэффективное расходовании средств;

• непрозрачность процесса и процедур;

• нарушения в сфере закупок и снижение репутационного имиджа компании.

Вышеобозначенные риски могут быть следствием наличия конфликта интересов между участниками в организации закупок либо недостаточным уровнем компетентности сотрудников закупочного подразделения, формальным подходом к организации и проведению конкурсных процедур и качеству тендерной документации (техническое задание, коммерческие и квалификационные требования, содержание договоров, критерии оценки технико-коммерческих предложений поставщиков, гарантийных требований к участникам конкурсной процедуры и исполнения обязательств).

Методические рекомендации должны обеспечить минимизацию рисков, подготовку закупочной документации и организацию всех этапов закупочной деятельности:

• планирование и инициирование потребности;

• проведение конкурсных процедур и выбор поставщика;

• контрактация и исполнение;

• оценка результата и эффективности.

На разработку и внедрение системы управления закупочной деятельностью влияют:

a) бизнес-среда окружения компании и отраслевая направленность;

b) стратегические цели и задачи долгосрочного развития компании;

c) ассортимент выпускаемой товарной продукции и география поставок;

d) ресурсы, размер и структура компании.

Резюме:

Методические рекомендации не предполагают тиражирование чужих шаблонов в системе управления закупочной деятельностью. Настоящие методические рекомендации направлены на применение «процессного подхода».

Этот подход позволяет управлять взаимосвязями между процессами системы.

Важность закупочной деятельности на современном этапе развития экономики подчеркивается тем обстоятельством, что процессный подход к управлению закупками отнесен к основным бизнес-процессам предприятия, т. е. процессам, непосредственно участвующим в формировании стоимости продукта и добавляющим его ценность для конечного потребителя.

Традиционно в крупных промышленных компаниях отдел маркетинга ориентирован на сбытовую область деятельности. В его главные задачи входит: изучение рынка готовой продукции, производимой компанией, новых видов товарной продукции, конкурентной среды, географии поставок, определения приоритетных регионов присутствия, ориентации на ключевой тип потребителя, конкурентное преимущество и пр.