Александр Кудряшов - Сага о служебных совещаниях. Как правильно готовить, проводить и контролировать совещания

Правильно организованные совещания позволяют привлечь наиболее квалифицированных и инициативных сотрудников, нацелить их на актуальные вопросы развития компании. На этих мероприятиях осмысливаются и получают распространение наилучшие приемы и технологии работы, передовой опыт, знания, накапливается коллективная «мудрость» компании, формируется своего рода виртуальный «мозг» предприятия.

Примеры полезных качеств, достоинств и пользы совещаний приводятся ниже.

1. Экономия рабочего времени

Сокращение потерь времени на информационное взаимодействие и выработку решений.

2. Выработка управленческих решений

Консолидация интеллектуальных сил, всесторонний учет обстановки, выработка оптимальных решений.

3. Распределение служебных обязанностей

Учет возможностей сотрудников, распределение работ, учет результатов работ, расстановка людей.

4. Организация, координация и контроль

Организация и интеграция коллективных действий, оперативный контроль, своевременное устранение рассогласований, раннее выявление проблем.

5. Поддержка повседневной деятельности

Поддержка оперативной деятельности, повседневная текущая работка компании (подразделения, проекта, рабочей группы).

6. Обеспечение информационного равенства

Информирование, исключение слухов, совещания как единый источник правды о положении дел.

7. Использование передового опыта

Информирование о достижениях, фиксация, накопление и

распространение передового опыта.

Что понимается под контуром управления предприятием?

Согласно определению, данному в энциклопедическом словаре, контур управления – это замкнутая цепь звеньев системы управления, в которой посредством прямых и обратных связей соединены субъект и объект управления (рис. 2.1). В контуре управления реализуется процесс управления, как циклически повторяемая смена следующих фаз:

а) получение субъектом управления информации о состоянии внешней среды и объекта управления;

б) преобразование полученной информации в принимаемое решение, определяющее меры управляющего воздействия;

в) передача решения на исполнение – оказание воздействия на объект управления.

Чем сложнее управляемый объект, тем из большего числа контуров управления состоит система управления, при этом число контуров устанавливается по числу обратных связей в схеме управления. Обычно при анализе систем управления разделяют организационные и технические структуры. Для организационных структур субъект управления (управляющий, руководящий или распорядительный орган компании), осуществляет целенаправленное воздействие на исполнительные элементы системы (персонал, сотрудников) с помощью соответствующих планов, распоряжений, поручений.

Примеры реализации контуров управления на предприятии можно увидеть в системе планирования работ, при управлении финансами, в кадровом менеджменте, управлении производством и т. д.

В качестве субъекта управления может выступать должностное лицо, например генеральный директор, начальник отдела, руководитель проекта, и т.д., так и коллегиальные органы управления, к которым относится и служебное совещание.

О месте совещаний в схеме управления предприятием

Существуют различные схемы и формы описания систем управления и структурных связей предприятия, приведем одну из них. В этой схеме (рис. 2.2) определены 6 основных блоков и указаны связи между ними, а именно:

Блок 1 – внешняя среда, в которой действует предприятие (рынок, продукты, услуги, потребители, партнеры, конкуренты, нормативная база,..).

Блок 2 – орган управления, субъект управления – руководство на всех уровнях управления предприятием.

Блок 3 – система планирования, представленная единым интегрированным оперативным планом, ориентированным на управление всеми сторонами деятельности предприятия.

Блок 4 – система управления, коллегиальный орган выработки управленческих решений, включая служебные совещания, на всех уровнях менеджмента компании.

Блок 5 – система мониторинга и база данных показателей внутреннего состояния и внешней среды компании.

Блок 6 – объект управления (предприятие, компания, подразделение, проект, …).