Александр Кудряшов - Сага о служебных совещаниях. Как правильно готовить, проводить и контролировать совещания

1. Топ-менеджмент, высшие руководители, например, генеральный директор и его заместители;

2. Менеджмент среднего уровня, руководители подразделений, начальники департаментов, заведующие отделами, цехами и т.д.;

3. Линейный менеджмент, руководители временных трудовых коллективов, проектных команд, рабочих групп, мастера и т. д.

Эти люди заинтересованы в организации и контроле деятельности подчиненных им структур для достижения поставленных целей, что и осуществляется, в том числе, с помощью совещаний, на своих уровнях управления.

Но и рядовые сотрудники, особенно обладающие амбициями, рассматривают участие в совещаниях как одну из возможностей, полезную для продвижения по служебной лестнице. А также как площадку для апелляции к руководству, с просьбами о помощи или разъяснениями своей позиции в критических ситуациях.

Поэтому в нормальных условиях, когда служебные совещания хорошо подготовлены, практически все руководители и сотрудники заинтересованы и хотят участвовать в них. Одни для того, чтобы быть в курсе событий, другие – выступить по важным для них темам, третьи стремятся предложить в повестку дня (или исключить из нее) те вопросы, которые будут способствовать или затруднять достижению их целей.

Существует еще одна, многочисленная группа заинтересованных лиц, это рядовые сотрудники отделов, подразделений которых не приглашают на служебные совещания, но которые часто являются конечными исполнителями поручений совещания. Данная категория заинтересована в предсказуемости и прозрачности решений, и меньше всего хотела бы ожидать от совещаний каких-то неожиданных решений, реализация которых будет возложена на них, и будет проходить, как обычно, в спешке и при дефиците времени. Кроме того – люди есть люди – на совещания сотрудники ходят и себя показать, и других посмотреть…

Роли участников. У совещания должен быть руководитель (председатель, ведущий, лидер,..), проводящий заседание. Обычно это кто-то из руководства компании, первое лицо или его заместитель, а также другие руководители на своих должностных уровнях. Также необходим секретарь, который готовит совещание, приглашает участников, ведет протокол, следит за соблюдением регламента и т. д. Иногда, в зависимости от обстоятельств, роль секретаря оставляет за собой руководитель совещания. Наконец, участники совещаний, сотрудники, ответственные за поручения, которых пригласили выступить с теми или иными вопросами, предложить варианты решений.

Недавно появилась еще одна роль – модераторы, т.е., профессиональные ведущие различных совещаний. Их разновидность – фасилисаторы (невозможно произнести, а не только вообразить на совещании такую фигуру). Наверное, есть совещания, где такие люди востребованы. Но сложно представить модератора (тем более – неведомого фасилисатора) на служебных совещаниях при наличии живого начальника за столом.

На служебных совещаниях функции ведения (кого-то поддержать, кого-то попросить помолчать, уладить конфликты, проконтролировать повестку дня, и т.д.) обычно выполняет руководитель совещания вместе с секретарем.

Есть ли общее в повестках дня совещаний, проводимых на различных предприятиях?

На основе анализа большого числа доступных протоколов совещаний, проведенных в различных организациях, компаниях и предприятиях, если абстрагироваться от конкретных формулировок повестки дня, просматривается существование таких общих тем, сходных по смыслу рассматриваемых в них вопросов и задач.

Эти управленческие задачи носят инфраструктурный характер и в той или иной степени свойственны большинству предприятий, компаний и организаций, независимо от форм собственности и отраслевой привязки. Основной принцип выделения общих вопросов – это невозможность корректного решения этих вопросов единолично одним руководителем, изолированно и вне исполняющих принятые решения сотрудников.

К основным вопросам, рассматриваемым на служебных совещаниях (инструктивных, оперативных, ситуационных) относится анализ обстановки и выработка управленческих решений по следующим задачам, процессам и направлениям деятельности компании.

1. Постановка целей и планирование работ.

2. Организация и контроль исполнения планов.

3. Продвижение продуктов и услуг компании.

4. Обслуживание клиентов компании.

5. Юридическое обеспечение деятельности.