Smart Reading - Ключевые идеи книги - 5S для офиса. Как организовать эффективное рабочее место. Томас Фабрицио, Дон Тэппинг

3. Движения и перемещения, которые не добавляют ценности продукту.

Для работы с документами и получения информации от коллег менеджер, отвечающий за выполнение заказов, совершал за день 56 перемещений. Но только восемь из них были действительно нужны, остальные 48 перемещений, при которых менеджер проходил более пяти километров по офисным коридорам, оказались потерей времени (около двух часов).

4. Излишняя обработка– работы или усилия, которые не нужны потребителю.

Для отчета изготавливают переплет и специальный титульный лист. Но для хранения в шкафу отчет из переплета извлекают.

5. Простой оборудования– выход из строя и ухудшение состояния оборудования из-за плохого обслуживания и планирования.

Сразу пять сотрудников отдела обслуживания клиентов пользовались одним принтером. Мало того что к принтеру постоянно стояла очередь, такое интенсивное использование вызывало частые поломки.

6. Излишние запасы– неиспользуемые материалы, инструменты, оборудование, книги и другие предметы, которые занимают место.

95 % документации, которую сохраняют в компании, бесполезны для нее. А значит, и 95 % площадей, папок, шкафов и времени, которое тратится на обслуживание этих бумаг, – потеря денег.

7. Проверки.Если обязанности выполняются правильно, проверки не нужны. Проверки вызваны страхом перед ошибками, но не предотвращают их, а лишь выявляют дефекты, которые уже возникли. Проверки требуют усилий и времени тех, кто составляет отчеты, и тех, кто их читает. При этом все дефекты возникают из-за ошибок, но не все ошибки приводят к дефектам.

Заказчику было отгружено 40 не тех деталей. Причиной стало то, что сотрудница отдела снабжения покупателя, заказывая детали, перепутала номера в каталоге. Эту ошибку она совершала постоянно, просто обычно ее исправлял представитель службы по работе с клиентами. Но в тот раз он был болен, а сотрудник, который его заменял, не заметил ошибки.

Сроки:минимум день, максимум неделя.

Цель:чтобы руководство выделило время и ресурсы и поддерживало жизнеспособность проекта в дальнейшем.

Задачи:

▶ Выбрать лидера проекта.

▶ Подготовить предложение по проекту 5S для офиса.

▶ Получить одобрение руководства на предложение.

▶ Заполнить контрольный лист согласия членов руководства.

▶ При необходимости внести изменения.

Роль руководства.Помимо того что без руководства не будет ресурсов, проекту по внедрению системы 5S нужна всеобщая поддержка. А эта поддержка начинается с высшего руководства. Недостаточно, если оно участвует только в запуске проекта, а затем вовсе не уделяет ему внимания. Никто не будет тратить свои время и энергию на дело, в котором не заинтересовано руководство.

Операционный директор завода по производству качелей, трамплинов и игрушек для детских площадок отлично выступил на первой встрече по запуску 5S. Ясно обрисовал цели и задачи проекта, выделил бюджет для обучения. Однако, как реализуется проект и используется обучение, он не проверял. В итоге в проекте разочаровались, и улучшения постоянно проигрывали ежедневной работе. Достичь значительных изменений не удалось.

Чтобы обеспечить участие руководства, продемонстрируйте, насколько проект важен для стратегического развития компании, как улучшит качество, производительность и повысит прибыль.

Кто такой лидер проекта.Лидер необходим проекту, чтобы постоянно следить за его исполнением. Это человек, который вправе привлекать ресурсы организации для проекта и несет ответственность за его реализацию. Он начинает работу команды, знает, на каком этапе она находится в каждый момент, проверяет результаты и устраняет препятствия на ее пути. Часто лидером становится тот, кто инициирует проект и привлекает руководство.

На заводе Northrop Gumman процедура приобретения инструментов была выгодно изменена благодаря инженеру проекта. Он увидел преимущества внедрения системы канбан для закупки и убедил руководство позволить ему собрать команду для этого и привлечь консультанта.

Лидер может быть и просто назначен руководством. Но в любом случае важны два принципа:

▶ Руководство принимает его как лидера проекта, а не считает формальным звеном.