Ю. Чижова - Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

Документы Архивного фонда РФ, независимо от места их хранения, подлежат государственному учету [4, ст. 19]. Порядок государственного учета документов Архивного фонда РФ определяется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства:

– в отношении документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях действует Приказ Росархива №24 от 02.03.2020 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» [20];

– в отношении документов, хранящихся в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях действует Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» [16] (далее – Приказ Минкультуры России №526).

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ определяет Приказ Росархива от 01.09.2017 №143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» [19].

Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, ведение которого осуществляется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Документы Архивного фонда РФ, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН, не входят в состав имущества архивов, музеев, библиотек, организаций.

Отношения, связанные с использованием архивных документов, регламентированы нормами, содержащимися главе 6 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» [4]. Для целей указанной регламентации законодатель вводит фигуру пользователя архивными документами , под которым понимает государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Доступ к архивным документам регулируется ст. 24 Закона №125-ФЗ. Согласно Закону, пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается [4, ст. 24]:

– путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

– путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов;

– путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования.

При этом доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором РФ, законодательством РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

Необходимо отметить, что доступ к амбулаторным картам и историям болезни пациентов ограничен в соответствии с п. 3 ст. 25 Закона №125-ФЗ: «Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов» [4, п. 3 ст. 25].

Статьей 26 Закона №125-ФЗ пользователь наделяется правом использования, передачи и распространения информации, содержащейся в предоставленных ему архивных документах, а также копий архивных документов для любых законных целей и любым законным способом [4, ст. 26].