Евгения Жукова - Мотивация в эпоху кризиса - внутренние мероприятия «без бюджета»

3) Ресурсы компании. Нам не придется снимать зал, поскольку поздравление можно провести в холле или большой переговорной комнате. Подготовленные Аней коллажи распечатаем на нашем принтере, тарелки для пирожков возьмем на кухне.

4) Денежные средства самих сотрудников. Например, соберем по 500 рублей и подарим нашим дорогим коллегам-мужчинам сертификаты на игру в пейнтбол. Или другой вариант денежного участия – поддержка благотворительной акции, в ходе которой сотрудники жертвуют собственные средства от лица компании.

С учетом кризиса многие компании стали оплачивать лишь часть расходов на новогодние празднества, а иногда руководство вообще предлагает сотрудникам гулять «за свой счет». У такой истории есть свои плюсы: помимо экономии известно точное количество гостей (стоимость билета может быть чисто символической).

Подведем итог. В этой книге рассматриваются мероприятия, которые проводятся преимущественно силами самих сотрудников и для сотрудников. Такие ивенты намного дешевле, «бюджетнее» организованных с привлечением агентства. Автор ни в коем случае не претендует на хлеб оных и разделяет позицию кесарю – кесарево (Каждому – свое). Поэтому призывает организацию важных и сложных мероприятий отдавать в руки настоящих профессионалов – те же традиционные для большинства российских компаний Новый год и день рождения компании. Тем более что некоторые типы корпоративов требуют специальных знаний и могут быть связаны с риском для жизни (строительство сцены или «веревочный курс» тимбилдинга). А вот разнообразить корпоративную жизнь в течение года как раз и призваны мероприятия «без бюджета», варианты которых описаны в данной книге.

Великий мыслитель Конфуций сказал: «Успех полностью зависит от проделанной подготовки. Без нее вас неминуемо ждет неудача». Было это еще в древнем Китае. Итак, с чего же сегодня начать подготовку корпоративного праздника?

Шаг 1. Определить цели, задачи и формат праздника.

В процессе подготовки мероприятия «без бюджета» будет не лишним подготовить презентацию на 2—3 слайда для своего руководства и для себя с указанием целей и задач праздника.

Шаг 2. Просчитать возможные траты и составить план подготовки мероприятия.

Определите масштаб «катастрофы»: оцените имеющиеся ресурсы (бюджет, персонал) и сроки. Кто из дружественных коллег будет рад протянуть нам руку помощи при подготовке ивента?

Мы уже договорились, что берем «без бюджета» в кавычки. В смете пропишите возможные траты. Например, закупка бумаги для печати объявлений или грамот, призов.

Для планирования праздника удобно пользоваться таблицей, в которой напротив каждого действия указан крайний срок исполнения и ответственный за исполнение. Образец документа Action log смотри в Приложении 8.

Шаг 3. Определить заказчика мероприятия и заинтересованных лиц, согласовать бюджет.

Вашим внутренним клиентом может быть генеральный директор, глава департамента по работе с персоналом или PR-отдела. Под заинтересованными лицами подразумеваются коллеги, которые могут помочь с ресурсами при подготовке праздника или руководители, чье согласие должно быть получено до начала подготовки праздника. Например, перед планированием акции по сбору макулатуры необходимо переговорить со службой ОТ и ПБ или ответственным за пожарную безопасность, чтобы определить возможное место складирования бумаги. Обсудить с логистами и офис-менеджером возможность вывоза груза своими силами на пункт переработки.

Успех мероприятия во многом зависит от поддержки генерального директора, HR и PR департамента. Чтобы убедить их поддержать корпоратив, обратитесь за аргументами к Главе 2.4.2.

Шаг 4. Сформировать мессиджи для целевых аудиторий, провести информационную кампанию.

Основные целевые аудитории и их интересы представлены в Главе 2.4.3. Не забудьте учесть их при разработке основных посланий в ваших сообщениях. Всегда помните, для кого вы пишете и зачем. Для анонсирования вашего праздника задействуйте все имеющиеся каналы коммуникаций:

• Объявления.

• Интранет.

• Информационные стенды.

• Рассылка / e-mail.

• Sms.

• Приглашения через почту (чтобы информация отобразилась в календаре у сотрудников).

Шаг 5. Менеджмент самого «корпоратива».

Шаг 6. Анализ / оценка эффективности / отчетность (Глава 2.4.4.)