Вера Капылова - Кадровый отдел с нуля. Пошаговый алгоритм организации кадрового делопроизводства, образцы документов

На этом же этапе имеет смысл ознакомиться с кадровой политикой организации. Беседа с руководителем поможет узнать приоритеты в сфере кадров, роль и задачи кадрового отдела в организации. Какая роль отводится персоналу в организации? Станут ли сотрудники важным ресурсом, в обучение и развитие которого вкладываются средства и силы? Или к сотрудникам будут относиться по принципу, незаменимых людей не бывает? Скольких людей планируется набрать в штат? Предусмотрены ли программы социальной, экономической и психологической поддержки для сотрудников? Ответы на эти вопросы разумно выяснить до начала оформления сотрудников, поскольку от кадровой политики в плане развития и поощрения персонала, во многом зависит количество и виды оформляемых документов.

Итак, планы директора относительно персонала выяснены, осталась узнать, что он думает о роли руководителя отдела кадров и какие обязанности собирается возложить на кадровую службу. Возможно, отделу кадров предстоит заниматься исключительно документальным оформлением сотрудников, но есть вероятность, что на него возложат обязанности по подбору персонала, в которые входит размещение объявлений о приёме на работу, первичные собеседования, разработка программ адаптации новых сотрудников.

Когда руководитель обозначил основные критерии кадровой политики, зафиксируйте информацию по пунктам в виде доклада:

список задач, решаемых кадровым отделом

критерии оценки качества работы

обязанности и полномочия руководителя кадровой службы

взаимодействие сотрудников кадрового отдела с другими подразделениями

структура кадрового отдела и система подчинённости

система материальных поощрений

и др.

Составление доклада покажет, насколько правильно вы поняли позицию директора, возможно, выявит слабые места в кадровой политике. Подобный доклад может стать основой для разработки должностных инструкций сотрудников отдела кадров.

Прежде чем приступить к организации кадрового делопроизводства, изучите учредительные документы компании: устав и решение собрания учредителей о назначении директора. Из учредительных документов можно узнать все необходимые реквизиты для оформления кадровой и бухгалтерской документации компании: название организации, юридический и фактический адрес, правовую форму, состав учредителей, сферу деятельности и др. В решении собрания учредителей содержится порядок назначения директора и дата его вступления в должность.

Прежде чем приступить к оформлению кадровой документации, необходимо ознакомиться с кадровой политикой организации. Сделать это можно в процессе устной беседы с директором. Руководитель кадрового отдела должен знать список задач, которые предстоит решать отделу, собственные обязанности и полномочия, социальную и экономическую политику компании по отношению к персоналу, предполагаемое количество людей в штате. Полученную информацию уместно резюмировать в виде доклада, чтобы избежать разногласий с руководством при дальнейшем оформлении документов.

На этом этапе предстоит составить перечень документов, необходимых для кадрового отдела. Это обязательные документы, без которых невозможно ведение кадрового делопроизводства. Сюда относятся локально-нормативные акты, трудовые договора и соглашения с сотрудниками, приказы по личному составу, журналы регистрации. При наличии подробного списка можно делегировать задачу по составлению второстепенных документов другим сотрудникам. Также список необходимых документов пригодится в дальнейшем при проведении внутреннего аудита работы кадрового отдела.

Локальные нормативные акты регламентируют основные аспекты деятельности организации в плане работы с персоналом и внутреннего распорядка. В Трудовом кодексе РФ закреплено право юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на оформление локальных нормативных актов и обязанность знакомить с ними сотрудников под роспись:

Работодатель имеет право:

принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями)

Работодатель обязан:

знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью 5 5 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015), Статья 22. Основные права и обязанности работодателя