Вера Капылова - Кадровый отдел с нуля. Пошаговый алгоритм организации кадрового делопроизводства, образцы документов

Для повышения качества работы с кадровыми документами желательно сделать подборку литературы в сфере кадрового делопроизводства. Методические пособия разрабатываются силами кадровых специалистов с учётом специфики деятельности конкретной организации или происходит подборка книг соответствующей тематики.

В завершении обустройства рабочих места отдела кадров приобретают профессиональное программное обеспечение, которое позволит вести учёт кадров. Современные программы содержат готовые формы документов, позволяют автоматизировать оформление сотрудников, упростить и ускорить кадровое делопроизводство, а также обеспечить подготовку и сдачу отчётности по работникам в налоговую и фонды.

Прежде чем приступить к оформлению документов и работе с персоналом следует прояснить для себя кадровую политику руководства организации и обязанности, которые планируют возложить на отдел кадров. Эту информацию получают из устной беседы с директором или из такого документа, как миссия организации, при его наличии. Также необходимо изучить учредительные документы компании, в которых есть вся исчерпывающая информация об организации. Документы отдела кадров должны соответствовать учредительным документам организации и содержать идентичные название, правовую форму, место нахождения и прочие реквизиты.

Основные аспекты деятельности организации фиксируются в учредительных документах. Необходимость наличия у юридического лица учредительных документов зафиксирована в Гражданском кодексе РФ:

Юридические лица, за исключением хозяйственных товариществ, действуют на основании уставов, которые утверждаются их учредителями (участниками) 3 3 Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 23.05.2016) ГК РФ Статья 52. Учредительные документы юридических лиц

В зависимости от организационно-правовой формы юридического лица существуют следующие виды учредительных документов:

Устав

Решение собрания учредителей

В учредительных документах содержатся реквизиты организации, которые предстоит перенести в документы кадрового отдела – наименование организации, юридический адрес и/или место нахождения, порядок управления деятельностью, предмет и цель деятельности, порядок оформления директора. Сведения, содержащиеся в учредительных документах, позволяют идентифицировать организацию.

В первую очередь следует ознакомиться с порядком оформления директора и назначением ему заработной платы. Обычно эти моменты прописываются в уставе организации. Устав – это основной документ компании. В нём зафиксированы ключевые моменты деятельности:

Устав юридического лица, утвержденный учредителями (участниками) юридического лица, должен содержать сведения о наименовании юридического лица, его организационно-правовой форме, месте его нахождения, порядке управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующих организационно-правовой формы и вида. В уставах некоммерческих организаций, уставах унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях в уставах других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридических лиц. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом также в случаях, если по закону это не является обязательным. 4 4 Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 23.05.2016) ГК РФ Статья 52. Учредительные документы юридических лиц

При составлении основных локальных нормативных актов кадрового отдела следует опираться на содержание Устава организации. В этом документе содержится исчерпывающая информация о компании, которую можно перенести в реквизиты, а также использовать при разработке текста документов.

Из решения собрания учредителей узнаём дату, с которой директор приступил к исполнению своих обязанностей. Эту дату предстоит указать в трудовом договоре.

Довольно спорный вопрос, что следует считать учредительными документами индивидуального предпринимателя. Законодательство не предписывает предпринимателям составлять устав. Основанием для их деятельности служат свидетельство о регистрации индивидуального предпринимателя и свидетельство о присвоении ИНН. Из этих документов можно узнать только реквизиты для оформления бумаг, нюансов кадровой деятельности они не содержат. В этом случае, порядок выполнения отдельных процессов при работе с персоналом, предстоит уточнять непосредственно у предпринимателя.