Андрей Парабеллум - Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании

1. Внешние договоры.

С клиентами, заказчиками, на любые виды работ и поставку товаров – все, за что мы получаем деньги.

2. Внутренние договоры.

С работниками, фрилансерами, партнерами, издательствами, которые печатают ваши книги, и т. п. Это кухня вашей компании.

3. Договоры с поставщиками.

Это разновидность внешних договоров, которые заключаются с поставщиками, которым платите вы.

4. Сопроводительные договоры.

На предоставление юридического адреса, офис, интернет-услуги и т. д.

Ваша задача – собрать все договоры и юридические документы, включая копии уставных документов компании. Первое, что необходимо сделать, – разместить в одном месте все бумажные документы. Затем сделать электронные копии всех документов и архив в зашифрованном виде забэкапить через Интернет.

Я использую сервис SugarSync, который дает бесплатно около 2 Гб, что вполне достаточно для большинства документов, которые вы будете хранить. Если у вас еще нет сканера и вы задумываетесь, как оцифровать бумажные договоры, рекомендую приобрести МФУ. Идеально, если ваш МФУ будет уметь сохранять сканы документов в PDF-формате – это очень удобно и быстро.

Ваша задача на следующую неделю – собрать все юридические документы, подтверждающие существование вашей компании и работу в ней, поместить все бумажные копии в одном месте, а электронные – на сервере, плюс их копии где-нибудь в Интернете.

Вдруг что-то случится с вами или с компанией. Например, всегда может прийти одна из государственных надзорных служб и сделать выемку документов или компьютерных данных.

В этом случае у вас сохранится доступ к электронным файлам через Интернет. Вы сможете быстро их восстановить и продолжить работу, несмотря на внешние проблемы.

Мы заканчиваем книгу-тренинг по трансформации вашего бизнеса.

Надеюсь, что материалы были интересными и полезными и что предложенные шаблоны вам помогли, у вас наметились хотя бы азы порядка в бизнесе. А также что вы привели в порядок свою бухгалтерию, продажи, документы, маркетинг, управление, стандарты производства, отчеты и т. п. Что теперь все ваши бизнес-процессы в норме и работают по определенному стандарту.

Вы проделали гигантскую работу и немного оптимизировали свой бизнес, пройдя этот тренинг. Это уже хорошо. Что делать дальше?

Хочу вас поздравить и огорчить одновременно. Поздравить с тем, что вы сделали важный шаг в своем бизнесе, а огорчить тем, что он первый. Вам еще предстоит большая и серьезная работа над собой и вашим бизнесом.

Мы прошли вместе этап подготовки бизнеса к автоматизации и оптимизации. Теперь вы сами будете двигаться дальше.

Старайтесь автоматизировать в бизнесе все, что можно. То есть все, что могут делать компьютерные программы без вашего участия.

Внедрение автоматизации в том числе поможет сократить расходы. Потому что в разы проще, дешевле и быстрее написать какой-либо скрипт, чем нанимать людей, обучать их, развивать, контролировать и платить зарплату.

Идеально, если ваш скрипт автоматически дает ссылку на свой результат либо e-mail с отчетом о том, что было сделано и когда.

Либо пишет инфрмацию в отдельный файл, который вы будете просматривать. И чтобы все это делалось на автомате.

Например, у нас автоматизированы ежедневные отчеты по продажам: сколько продано, кто купил, какие продукты, на какую сумму, сколько было попыток купить, на чем они застопорились и т. п.

Раньше эти отчеты делались вручную, а сегодня их строит автоматический скрипт, он же присылает отчеты на e-mail. На следующий день на основании этого отчета наш отдел продаж предпринимает соответствующие действия.

После того как все базовые процессы в бизнесе «устаканятся», вы можете начать работать над масштабированием своего бизнеса, то есть над его резким увеличением.

По обьему продаж, предлагаемых товаров (услуг), ценовых категорий, клиентов, офисов и филиалов, работников и по многим другим показателям.

Естественно, как только вы начнете перестраивать свое дело на большие обьемы, сразу начнутся проблемы в управлении бизнес-процессами. Ведь старые схемы не всегда подходят.

Скорее всего, придется снова проработать все ключевые бизнес-процессы в компании для соответствия новой бизнес-модели. С этим мы вам поможем уже в личном коучинге.