Мэри Бостико - Этикет бизнесмена. Официальный. Дружеский. Международный

Хорошие манеры и предупредительность необходимы на всякого рода совещаниях, если хотите добиться успеха. Если вы проводите совещание, то, конечно, заблаговременно составите повестку дня и разошлете копии всем участникам, чтобы они сами могли подготовиться, собрать материал, который предполагают представить на совещании.

Вам предстоит вести совещание, поощрить каждого принять в нем участие и не допустить, чтобы один человек узурпировал время и внимание собравшихся. Если участникам нужно многое высказать, иногда они начинают говорить одновременно. Тогда председателю следует контролировать ход совещания. Можно сосредоточить свой взгляд на одном из выступающих, обратив тем самым внимание других именно на нем. Если же все продолжают говорить, перебивая друг друга, вы можете прервать их, сказав: «О чем шла речь, Билл? Я толком не расслышал». Это должно успокоить остальных. Когда вы выслушаете Билла, вам наверняка следует повернуться к тем, что говорили прежде, и сказать что-то вроде «Как я понимаю, у вас, Джим, возникло по этому поводу замечание».

Прежде чем закрыть совещание, следует аккуратно подытожить сказанное и четко распределить обязанности каждого в работе над проблемой. Нередко совещания не достигают нужных результатов, поскольку каждый уверен, что кто-то другой займется затронутыми вопросами.

Если вы не проводите совещание, но являетесь его участником, можете чрезвычайно помочь председателю своим тактом и вниманием. Вы непременно тщательно подготовите, принесете с собой относящийся к делу материал, дождетесь своей очереди высказаться, если есть что предложить, позволив высказаться также своему коллеге. Вы будете стараться адресовать свои замечания руководителю собрания, не будете проводить в это же время совещаний со своим ближайшим соседом и не станете сообщать лично ему свою точку зрения. Если ваш сосед попытается проделать это с вами, охладите его пыл уклончивым замечанием. Не хватайтесь за любую возможность о чем-либо пожаловаться или оседлать своего любимого конька.

Самое главное, вы будете участвовать в обсуждении, а не просто занимать кресло. Коллег созывают, чтобы услышать точку зрения каждого, и вам следует внести в дело свой вклад. Этот пункт так важен, что компания ЗМ, которая слывет в США одной из лучших корпораций по управлению, недавно составила список «десяти наиболее нежелательных «птичек» на совещании». Следует заметить, что в американском английском птичкой называют человека с отклонениями. Приведем некоторые из описанных типажей.

Обозреватель Великого каньона. Абсолютно без деятельный человек, он не пропускает ни одного совещания компании, проводит кучу времени в сегодняшнем совещании, предвкушая завтрашнее.

Тот, кто дремлет, опершись на локоть. Двуногое существо, в совершенстве владеющее искусством спать на совещании с открытыми глазами. Расстегнутый пиджак позволяет ему спать не храпя.

Благородный потрошитель сигар. Находит комнату для совещаний превосходным местом, чтобы разделаться с повседневными делами, которыми дома запрещает заниматься жена. Комната для совещаний — любимое место для проверки аромата старой трубки или крепкой сигары.

Приспособившийся тайком читать журналы. Самый умный из двуногих на совещании, он инстинктивно «отключается» на любом совещании.

Бездумно чертящий что-то. Любит слушать других, кивает в знак согласия и перебирает бумаги. Избегает неправильных решений, не принимая никаких.

Скрестив ноги, любующийся ногтями. Этот вид находит совещание превосходным местом для чистки перышек и планирования отдыха.

Неустанно проверяющий время. Негодует на напрасно потраченное время на совещаниях, которые отрывают его от таких важных корпоративных дел, как, например, ланч.

Двуногое существо-менеджер, жующий сигару. Легко отличить по нервозным подергиваниям, сильному стремлению командовать и отсутствию механизма для слушания.

Мечтатель с остекленевшим взором. Находит со вещания очень полезным местом, чтобы придумывать, как спасать девушек, попавших в различные беды, выразивших ему затем благодарность.

Во многих компаниях установлены правила, которые запрещают руководителям принимать ценные подарки от поставщиков. Если ваша компания придерживается таких правил, очевидно, и вы будете следовать им. Конечно, дурной тон — предлагать ценный подарок человеку, на которого вы хотите оказать какое-то воздействие. Не является также признаком хорошего тона преподносить подарки сугубо интимного свойства работающим у вас женщинам, да и вообще всем женщинам.