Барри Томас - MBA в кармане - Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления

эффективного

общения

Эффективная переписка

• Избегайте писанины всегда, когда это возможно:

— не пишите, чтобы всего лишь подтвердить или признать;

— звоните, а не отправляйте сообщение;

— пишите свой ответ прямо на служебных записках;

— заготовьте стандартные формулировки, чтобы секретарь мог их использовать;

— стандартные письма должен писать секретарь;

— не пишите членам команды — скажите им.

• Пишите ясно:

— используйте заголовки;

— пишите короткими предложениями;

— нумеруйте отдельные пункты;

— делайте короткие параграфы;

— не бойтесь писать письма, состоящие из одного предложения;

— не будьте официальными.

• Эффективные доклады:

— в самом начале помещайте резюме;

— сводите вместе рекомендации;

— выделяйте финансовую целесообразность и выгоду;

— используйте только точные ключевые формулировки и цифры;

— текст должен иметь законченную форму;

— пишите только на одной стороне листа;

— скрепляйте листы;

— делайте оглавление;

— нумеруйте страницы;

— используйте разделители;

— переносите второстепенную информацию в приложения;

— избегайте поворотов на 90°.

• Бизнес-планы:

— см. главы 14 и 15, посвященные стратегии и бизнес-планам.

Эффективные выступления

Чтобы обеспечить успех выступления в любой ситуации, нужно сделать четыре главных шага: 1) подготовиться, 2) привлечь и удержать внимание, 3) поддерживать интерес и 4) позитивно завершить.

Эффективная подготовка

• Неформальные выступления/совещания:

— определите цель (посоветуйтесь с ведущими членами команды, если необходимо);

— напишите план (раздайте);

— соберите информацию;

— четко сформулируйте выгоды;

— кратко изложите финансовую целесообразность.

• Официальные выступления:

— выясните место и условия (число присутствующих, расположение, имеющееся оборудование и т.п.);

— узнайте, сколько времени отводится на ваше выступление и каким образом вас представят аудитории;

— спросите, кто будет присутствовать, и разузнайте про них;

— отрепетируйте выступление (а также проверьте слайды и т.п.);

— готовьтесь нервничать (но знайте, что через пять минут волнение пройдет);

— постарайтесь встретиться с присутствующими до выступления, таким образом вы будете «знать» их.

Привлечение и удержание внимания

• Неформальные выступления/совещания:

— займите наиболее подходящее место (самое удобное/где нет помех);

— начинайте только тогда, когда все внимание обращено на вас;

— договоритесь о продолжительности выступления;

— обеспечьте, чтобы вас не прерывали.

• Официальные выступления:

— прежде чем начать, убедитесь, что все сидят и готовы вас слушать;

— произнесите первую фразу четко и уверенно, чтобы привлечь внимание.

Поддержание интереса

• Неформальные выступления/совещания:

— не болтайте, говорите по существу;

— вовлекайте присутствующих;

— говорите преимущественно о «хороших новостях» и выгодах;

— упоминайте основные возможности/результаты/проблемы так, чтобы это привлекало внимание;

— убеждайте, показывая финансовую целесообразность, рассказывая, как это будет работать на практике, и приводя доказательства того, что это будет работать;

— говорите убежденно.

• Официальные выступления:

— объясните присутствующим, почему данная тема важна для них;

— перечислите основные пункты вашего выступления (и скажите, когда вы хотели бы ответить на вопросы — по ходу или в конце);

— сообщите присутствующим, что вы ожидаете от них решения/одобрения, если это необходимо;

— используйте демонстрационные блокноты/слайды/видео, компьютерные презентации, повышающие внимание аудитории;

— произносите ключевые слова, написанные на слайдах;

— не зачитывайте ваше выступление;

— демонстрируйте свою убежденность и энтузиазм словами, голосом и жестами;

— четко расскажите о выгодах;

— представьте фактические подтверждения (а не мнения);

— покажите финансовую целесообразность;

— продемонстрируйте, что потенциальные проблемы выяв­лены и преодолимы;

— отвечайте на вопросы уверенно.

Позитивное завершение

• Неформальные выступления/совещания:

— завершайте, как только будет достигнут желаемый результат;

— договоритесь, кто, когда и что будет делать;