А. Бобровников - Введение в управление проектами внедрения ERP-систем

Прикинем состав затрат на приобретение и запуск системы в работу:

● стоимость «коробочной» версии ERP;

● стоимость лицензий на одно рабочее место;

● стоимость лицензий на сервер;

● стоимость сервера системы управления базами данных (СУБД). Это ПО от сторонних поставщиков. Там своя лицензионная политика: на пользователей, на ядра процессора;

● стоимость аппаратного сервера (нескольких серверов), куда все будет устанавливаться. Возможно, нужен не один, а несколько серверов с объединением в кластер, либо настройки идут через виртуальные машины на очень мощном едином сервере;

● серверные операционные системы для серверов;

● системы резервного копирования;

● услуги по пусконаладке серверов и встраиванию их в сетевую инфраструктуру компании;

● квадратные метры помещения для размещения аппаратуры, вентиляция, аккумуляторные блоки для бесперебойной работы серверов в режиме 24/7;

● затраты на организацию системы удаленного доступа к системе;

● консалтинговые услуги проекта внедрения ERP-системы;

● зарплата сотрудников, задействованных частично или полностью на проекте внедрения со стороны заказчика (включая сотрудников, отвлекаемых от основной работы на время обучения новой системе);

● обновление или приобретение новых компьютеров и/или мониторов для рабочих мест сотрудников – будущих пользователей. Это часто не учитывается, а между тем текущий парк персональных компьютеров может не позволить комфортно работать в новой системе (скорость работы, разрешение экрана). А если пользователей много, то и бюджет обновления будет значительным.

Сегодня ERP-системы поставляются в электронном формате, документация также доступна через Интернет, что позволяет поставщику поддерживать документацию и систему всегда в актуальном состоянии, регулярно публиковать обновления для системы.

Но некоторые покупатели, которые ожидают что-то материальное после приобретения ERP-системы, что можно подержать в руках, могут восклицать: «Где все? Мы же заплатили деньги, где система? А нам какую-то ссылку на сайт прислали!»

Рис. 1.4.Коробка с системой и документацией 1С: ERP

Для таких клиентов фирма «1С» дополнительно к электронной поставке может предоставить физическую картонную коробку – там диски и документация. Коробка с 1C: ERP весит очень прилично и, прямо скажем, «внушает». Это снимает дискомфорт от нематериальной сути приобретаемой ERP-системы.

Рассмотрим отдельно важную статью расходов – на системы резервного копирования.

Очень хочется прокомментировать ситуацию с резервным копированием известной в ИТ-кругах поговоркой: «Есть те, кто еще не делает резервные копии, и есть те, кто уже делает!» Совет: не нужно дожидаться этого «уже»!

Это важный пункт в перечне дел для внедрения, и нужно сразу настраивать создание резервных копий базы данных, т. к. ценность ее перекроет все затраты. Частота бэкапов должна быть разумной, как и глубина хранения версий. Даже откат базы на один день назад – это потеря сотен человеко-часов работы сотрудников и потерянные полдня-день на восстановление. А неделя, а вся база за годы?

Расходы на покупку сервера: как правило, имеющиеся на предприятии серверные ресурсы уже распределены между существующими задачами, и дополнительная нагрузка способна негативно сказаться на новых и старых задачах. Оборудование просто не потянет. А серверы стоят прилично. На этапе проектирования следует предусмотреть модернизацию или приобретение серверного и сетевого оборудования под планируемые объемы данных и нагрузку.

Как видно из перечня затрат на приобретение и внедрение ERP, это далеко не одна-две строки. Аппаратное обеспечение для серьезного объема данных в такой системе тоже будет иметь стоимость. Все это должно работать и после запуска в промышленную эксплуатацию.

Вот мы и переходим к стоимости владения. Что в нее входит?

● Техническое обслуживание серверов (затраты на ИТ-специалиста в штате или приглашаемого на время).

● Подписка на сопровождение и обновления для КИС (для западных ERP-систем это значительная статья расходов, т. к. стоимость подписки может быть 20–30 % от стоимости всех лицензий на КИС в год).

● Затраты на службу внутренней поддержки пользователей или внешних специалистов, привлекаемых для решения возникающих в работе вопросов и небольших доработок (включая затраты на командировки, если это требуется, например, для обучения новых сотрудников в филиалах).