Дэвид Перл - Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

• создать атмосферу доверия;

• дать четкие указания;

• выявить опасность;

• команда или компания стала успешнее.

Очень сложно не приглашать людей на встречи, если они уже привыкли их посещать. Это я называю «Синдромом дядюшки Вернона».

Такой есть в каждой семье. Он скучный, грубый и источает легкий запах пестицидов, но, тем не менее, как-то так выходит, что вы никак не можете не пригласить дядюшку Вернона на свадьбу.

Чтобы уточнить, кого нужно пригласить на информационную встречу, задайте сами себе четыре вопроса:

• С учетом цели собрания, какая информация является для вас ключевой? (Подчеркиваю: ключевой.) То есть без чего нельзя обойтись и какой информацией можно поделиться только в формате встречи?

• Кто непременно должен это знать? И кто должен получить информацию в первую очередь, т. е. не может быть проинформирован после встречи ее участниками?

• Почему это так важно для вас, для них и для дела?

• Какие грозят потери, если встреча не состоится?

Те самые люди, которые обычно жалуются на переизбыток совещаний, часто ходят на информационные встречи, ведь «надо узнать, что вообще происходит».

Информационный туризм – ныне частое явление в организациях, не в последнюю очередь потому, что сохраняется мнение: «знание – сила». Убедитесь, что те, кого вы приглашаете на информационную встречу, действительно нуждаются в ней, а не просто почувствуют себя важнее оттого, что там побывают. Выдайте им одну из тех VIP-карточек, которые я рекомендовал напечатать выше, и отошлите их туда, откуда они пришли.

Важно решить, будет ли эта встреча для ввода данных или для вывода, то есть должны ли участники получить информацию или же вы хотите получить информацию от них.

«Вводные» встречи обычно длятся недолго. Если вы заметили мамонта и хотите поделиться этим с коллегами, вам всего-навсего нужно собрать их вокруг себя и сказать им об этом. Информационную встречу такого типа можно провести за несколько минут.

Если вы хотите собрать информацию от работников, организуйте форум: пусть лучше все сидят в кругу, чем формальными рядами. Это упростит обмен информацией.

Главный вопрос, который вы должны задать самому себе: «PowerPoint – да или нет?» А если «да», тогда «Как часто его использовать?». PowerPoint – классический пример программы, которая сберегает рабочее время и заставляет нас больше работать.

PowerPoint был разработан для Mac (что удивительно) взамен трудоемких слайдовых презентаций, над которыми люди корпели раньше. Программа и сработала, и не сработала. Сейчас стало намного, намного проще делать слайды. Теперь слайдов МИЛЛИОНЫ, и они застопоривают продвижение работы.

Эдуард Тафт – ученый-политолог, который обожает информационные графики, а вот PowerPoint – его кровный враг. Вот его основные (конечно же, не все!) нарекания к этой программе, и с ними не поспоришь:

• Эта программа нужна скорее для самоубеждения презентующего, чем для обучения аудитории.

• Она заставляет аудиторию воспринимать информацию в линейной последовательности, а вот если раздать печатный материал, читатели могут листать его и соотносить элементы в свободном порядке.

• У этой программы не самый лучший дизайн и…

• она поощряет упрощенное мышление.

Тафт зашел еще дальше: по его мнению, именно PowerPoint и его неправильное использование в NASA стал и главной причиной срыва запуска космического корабля «Колумбия». Ученый считает: миссия сорвалась оттого, что главная инженерная информация находилась в маленьких под-под-под подписях внизу слайда вместо его центра.

Так что, если вы фанат слайдов, будьте аккуратны. PowerPoint может убивать. И даже если вы никого не убьете, то его излишнее использование может привести к тому, что ваши коллеги захотят убить вас.

Когда я встречаю клиента с мутным взглядом фанатика PowerPoint, я всегда рекомендую три вещи:

1. Используйте слайды в качестве поддержки, но не повторяйте на них то, что вы говорите.

2. Используйте картинки, где это возможно, с минимумом текста (если он вообще понадобится).

3. Если вам нужен PowerPoint для того, чтобы вы ничего не забыли, а не для того, чтобы аудитории было легче воспринимать, тогда поверните проектор так, чтобы слайды отображались на задней стенке. В таком случае вы видите свой проект, а аудитория видит вас.