Дэвид Перл - Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Перед началом встречи раздайте участникам чистые листы бумаги или карточки. Попросите их подумать, кто, кроме непосредственных участников встречи, заинтересован в ее исходе. Рассматривать эту проблему надо как можно шире, выходя за пределы своей отрасли. В список «заинтересованных лиц», скорее всего, войдут:

• отсутствующие члены команды;

• подчиненные;

• руководители;

• партнеры;

• акционеры;

• работники;

• клиенты;

• потенциальные клиенты;

• члены семьи (если итоги собрания могут как-то отразиться на их планах).

Всегда полезно придать даже самому рутинному собранию дополнительный смысл. Но для пущей наглядности я прошу участников нарисовать эти заинтересованные лица или хотя бы обозначить их именами, а затем мы развешиваем карточки по всей комнате, создавая виртуальную аудиторию. Понимаю, звучит нелепо и странно, однако тут-то и возникает впечатление, будто мир смотрит на нас. Благодаря этим криво-косо нарисованным рожицам, «наблюдателям на галерке», собрание, как я не раз убеждался, набирает темп, его темы становятся насущными и важными.

Обратное явление наблюдается на встречах в формате «Один дома»: все важное вроде происходит где-то «в другом месте». Встреча в итоге еле шевелится. Этот эффект порождается некоторыми подспудными, не высказываемыми вслух соображениями:

• Мы бы рады, но без гендиректора ничего решить не можем.

• Идея хорошая, но правление ее зарубит.

• Ничего нельзя сделать, пока Х (кто-то из руководства) не вернется из Гваделупы.

• Во всем виноваты айтишники, но они же никогда не берут трубку…

Возможно, все эти доводы справедливы. Но – и это большое «но» – собрание в формате «Один дома» задает атмосферу беспомощности, в которой быстро иссякает энергия и падает мораль. Если заметите, что оказались на подобной встрече, напишите большими буквами и ярким фломастером (лучше всего у себя на лбу) такие слова: «НЕТ “ГДЕ-ТО ТАМ”, ВСЕ ЗДЕСЬ».

Попросите коллег представить себе на минуточку, что больше никого нет, вы – единственные работники этой сферы бизнеса. Все проблемы сосредоточены здесь, в этой комнате, и только здесь будет найдено решение. Мне случалось видеть, как это упражнение возвращает команду к жизни. Посреди занудной встречи вдруг начинает фонтаном бить энергия, заканчиваются бессмысленные, отнимающие силы и время обвинения, из-за которых присутствующие чувствуют себя жертвами и лишаются инициативы.

Порой внешний мир сам врывается в конференц-зал, не испрашивая на то ничьего согласия. Это настоящая драма. Никогда не забуду собрание по поводу «рисков и перемен» в штаб-квартире Цюрихской страховой компании: один из директоров примчался с опозданием и принес ужасную весть о рухнувших башнях Торгового центра.

А иногда конфликт контекстов вызывает смех. Стив Макдермот великолепно рассказывает об одной такой деловой встрече в компании, производившей программное обеспечение, – он был приглашен на встречу в качестве мотивационного оратора.

«Тема собрания: “ Вместе мы сможем ” . Меня пригласили вдохновить служащих, буквально вдохнуть в них новые силы. Приезжаю, вижу: все руководство суетится, на лицах тревога. Гендиректор вышел на авансцену и объявил, что компания обанкротилась. Лопнула с таким треском, что даже “ служебные автомобили сегодня же забирает лизинговая компания, так что будьте добры вернуть в конце дня ключи ” . В зале наступила гробовая тишина. Все таращились на своего руководителя, онемев от ужаса. Молчание. И это полотнище через весь зал: “ Вместе мы можем ” . Объявив о крахе своей компании, директор обернулся ко мне и возвестил: “А теперь поприветствуем нашего оратора – Стива Макдермота!”»

Потрясающая организация – в том числе по своей непродуктивности!

Еще один аспект общей картины – время. Собрания обычно рассматривают как мероприятия, я же предпочитаю видеть в них событие, которое начинается еще до встречи и продолжается после ее завершения. Не противопоставляем точку и линию, а видим точку внутри линии.

Настоящая встреча начинается задолго до того, как первые ее участники зарегистрируются или явятся на собрание. Мне случалось начинать подготовку к встрече за много месяцев. Хороший повар позаботится о том, чтобы к приходу гостей все было бы без пяти минут готово.