Пэт Никерсон - Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Вот знаменитое высказывание Алека Маккензи:

Если вы клянетесь, что не можете найти времени на нетрудоемкий учет времени, значит, этот учет вам необходим. Если же вы держите таблицу учета времени под рукой, то рано или поздно обнаружите, что ее ведение не так обременительно. Правильно составленная таблица позволит вам быстро вносить записи с помощью кода, известного только вам.

Сначала вам откроются новые факты, но не тревожьтесь о них. «О нет, – можете возразить вы, – я знаю, что это выглядит ужасно, но сегодня у меня был ненормальный день».

Честно говоря, за все годы преподавания тайм-менеджмента мы еще не встречали людей, готовых продемонстрировать «нормальный» день. Наоборот, мы видим, как участникам становится ясно, насколько ненормальны наши дни.

Один торговый агент вел учет времени в течение одного дня, после чего с удивлением обнаружил, что уделил самой главной задаче менее 20 процентов времени и предоставил результат с опозданием. Он заметил: «Если я буду продолжать в таком же духе, то меня уволят!»

Не отбрасывайте идею учета времени. Для изменения привычных моделей поведения нужно нечто более убедительное, чем то, что основывается лишь на памяти. Для получения точной картины нет лучшего способа, чем учет времени. А еще важнее то, что вы обретете мощный стимул немедленно приступить к принятию мер.

Пытаясь записывать все, чем занимаетесь в течение дня, вы не только начнете страдать от скуки, но еще и ничего не сделаете. Не это имелось в виду. Как торговый представитель понял, что самое важное дело постоянно теряется в этой суматохе? В своих записях он сосредоточился на коротком списке, состоящем из трех главных приоритетов. Он записывал «изменения направления», отмечая только те элементы, которые вклинивались во временн ы е промежутки, отведенные под приоритеты.

Вот как можно оформить учет времени:

1) – сначала просто разметьте две колонки;

2) – в колонку слева (назовем ее «красной зоной») внесите только самые главные дела с отведенными для них промежутками времени;

3) – рассчитывайте, что правая колонка останется пустой; записывайте сюда только те случаи, которым вы позволили отвлечь вас от дел из «красной зоны».

Итак, среди множества встреч, собраний и текущих дел дня вы выделяете только три главных приоритета на сегодня (пункты «красной зоны»). Предоставьте лучшие часы трем выбранным заданиям или частям этих заданий. Некоторые работники посвящают не менее 20 процентов дня тому, чтобы достичь прогресса по пунктам «красной зоны», даже тем, у которых щадящие сроки. Первоочередное отправляется в левую колонку, а случаи, когда приходится отвлекаться, – в правую. Насколько это сложно?

Запишите любые случаи, когда вам пришлось отвлечься, какими бы краткими или незначительными они ни казались. Отметьте источник или причину прерывания работы. Отметьте, как долго вы были отвлечены. Что-то будет обосновано, а что-то нет.

Согласно этой системе у вас по-прежнему есть некоторое количество часов в день, когда можно спокойно заниматься второстепенными задачами. Если вы от них отвлекаетесь, это не нужно записывать, потому что в таких случаях вашему дню не причиняется большого ущерба. Подобная избирательность устраняет жалобы на то, что на учет времени может уйти весь день. Вас интересуют только те моменты, которые вмешиваются в деятельность, отнесенную к «красной зоне».

Что касается оставшихся рабочих часов – не старайтесь быть идеальным. Живите и давайте жить другим! В конце дня оглянитесь назад – какая часть выделенного времени была в действительности потрачена на главные приоритеты? Этот анализ позволит вам лучше распределить время между задачами.

Отдав ощутимые части дня под второстепенные задачи, а также под необходимые перерывы в работе, вы почувствуете б о льшую готовность помогать людям. Убедившись в выполнении пунктов левой колонки, вы весь день сможете сконцентрированно и спокойно работать с людьми.

Возможно, на примере простой вышеупомянутой таблицы, содержащей «красные зоны», вы заметили, что менеджер старался выделить трем своим главным заданиям надлежащие отрезки времени. Но вы также увидели, что для него лучшее время дня не означало самое раннее время.