Пэт Никерсон - Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Б.-Совокупность заданий средней важности (60 процентов) даст оставшиеся 20 процентов результатов. Им было уделено второстепенное внимание.

В.-Задачи низкой важности были сокращены, переоценены или удалены из-за их невысокой отдачи. Да, дело нешуточное.

У этих инженеров потом состоялись серьезные обсуждения критериев, которым должны соответствовать задачи/риски, чтобы заслужить лучшие промежутки их времени, самое пристальное внимание с их стороны, а также готовность принести что-либо в жертву.

Не важно, готовите вы сегодня пилотируемый космический полет или нет, вам нужно выбрать главные задания, которые составят 20 процентов, а также устранить риски, угрожающие 20 процентам результатов. По этой причине ракетостроители поставили знак равенства между определением важности задания и устранением рисков как главным процессом в работе по расстановке приоритетов, ведущей к получению результатов.

Чтобы определить приоритеты и придерживаться их, нужно основывать свой выбор на наборе критериев, которые будут признаны и уважаемы другими. Вот некоторые примеры, взятые из множества различных ситуаций в промышленной сфере и сфере услуг.

Отбор критерия риск/ценность

Чтобы избежать споров при нехватке времени, решите, какие особые признаки или условия оправдают «вытеснение» ранее важных заданий в пользу новых приоритетов. Уделите время определению этих критериев. Упорядочите их по силе воздействия. В результате вы существенно сэкономите время и избежите стресса, исключив «незапланированные споры».

Когда осуществление задач отдела опирается на разные специальности или дисциплины, ежедневные приоритеты команды неизбежно будут бороться между собой за ограниченные ресурсы – рабочую силу, бюджет, данные, материалы и время. Ваши соревнующиеся задания и результаты должны быть понятны не только вам, но начальнику и другим группам, а также всем сторонам, причастным к этому делу.

Вот мнение Барта Денисона, руководителя операций в крупной компании в Редмонде, занимающейся производством программного обеспечения:

Я регулярно встречаюсь с клиентами и руководством для обсуждения рабочей нагрузки и определения приоритетов, чтобы сохранять сосредоточенность на правильных целях. Время от времени возникает необходимость посвятить работе дополнительные часы, но я договорился с большинством клиентов и менеджеров, что никто из членов моей команды не должен постоянно работать более 45 часов в неделю.

Ежедневные приоритеты таких высокотехнологичных компаний, как та, в которой работает Барт, строятся на специфических, но зачастую эксклюзивных основах знаний. Это означает, что может возникнуть угроза, незаметная другим, но очевидная для любого заинтересованного специалиста. Если вы и есть такой специалист, то должны уметь не только пересматривать свои приоритеты, но и своевременно информировать вспомогательные команды и менеджеров об угрозах и вариантах выбора, что поможет создать доверие и снизит у участников уровень стресса. Не оставляйте их в неведении.

В хорошо управляемых компаниях возникновение напряжения из-за большого количества задач легко выявляется, и устранение этого напряжения – один из ведущих видов деятельности менеджеров. Обычно пути решения обсуждаются на собраниях команд и становятся главной темой объявлений для персонала. Такие компании владеют навыками приспособления к новым условиям без чрезмерных потрясений.

Если вы менеджер проекта, офис-менеджер или администратор, то, вероятно, вам приходится отчитываться перед несколькими руководителями, и поэтому брать на себя инициативу, когда им нелегко договориться. Если вы не используете программное обеспечение для управления проектами, то можете создать собственную схему отслеживания, чтобы наглядно изобразить конкурирующие требования вместе с потенциальными рисками и вариантами исправления ситуации. Применяйте эти инструменты, чтобы заблаговременно ввести начальника в курс дела, когда знаете о приближающемся конфликте между сделавшими запросы руководителями высшего звена. Ваш начальник будет признателен, получив предостерегающие данные и запасные варианты, и с большей вероятностью станет поддерживать ваши решения.