Пэт Никерсон - Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Но, как в случае со всеми нововведениями, некоторые сотрудники компании начинают подрывать систему («Это я, мне нужна всего лишь минутка…»). Поэтому «тихий час» может постепенно исчезать. Не унывайте. Не сдавайтесь без боя, даже если вам придется периодически восстанавливать и оживлять его.

Добавьте плавающий график обслуживания клиентов.Если вся ваша команда выбрала «тихий час», но клиенты его не соблюдают, можете ввести посменные дежурства, когда один сотрудник обрабатывает трафик за всех: отвечает на звонки или назначает время, когда клиентам будут перезванивать. Так они узнают, что вскоре их обслужат и нет необходимости звонить еще раз или повторять свой запрос. Введите честную систему очередности, чтобы ни один член команды не находился в невыгодном положении.

Вы когда-нибудь жалели, что приходили пораньше, оставались подольше или сидели без обеда, только чтобы выкроить несколько минут на размышления? Остерегайтесь таких убыточных методов. Как только сотрудники увидят вашу машину на парковке в ранние или поздние часы, они начнут прибывать раньше или оставаться подольше (как им удобнее) и посягать на ваше время. Их много, а вы один! Вместо этого попробуйте один из представленных ниже вариантов.

Лотки или ящики для бумаг.Мы уже упоминали о лотках для входящих документов ( глава 14), но это такое простое механическое решение, что оно заслуживает второго упоминания.

• Установите лоток прямо перед вашим рабочим местом и ярко пометьте отверстие, в которое сотрудники могут класть документацию. На этом лотке укажите час просмотра его содержимого, чтобы коллеги знали, когда ожидать вашего внимания.

• Установите ящик с замком, который позволяет сотрудникам вручить секретные материалы «прямо в руки» без обязательной встречи с вами. Так документы будут в безопасности, а вы и отправитель сэкономите свое время.

Защищайте вашу территорию и время.Некоторые старшие специалисты устраивают все встречи на территории того, кто направляется с запросом. Так они уходят, когда должны это сделать, и им не приходится заставлять посетителя удалиться.

Попробуйте спрятаться.Вы можете поставить под угрозу задание, имеющее срок сдачи, если не найдете пустой кабинет, где можно спрятаться и поработать. В таких случаях оставляйте голосовое сообщение в вашем телефоне и надпись на двери, указывающую, когда вы будете доступны, к кому можно обратиться за советом, но не рассказывайте, где вы находитесь (за закрытой дверью или в каком-нибудь пустом кабинете)!

Несколько лет назад при посещении недавно построенных офисов компании Intel в Рио-Ранчо мы заметили, что там установили простое препятствие для неупорядоченных перерывов: к входу каждой бездверной кабинки была прикреплена цепочка, которую можно было застегнуть. В середине нее находился красивый медный медальон с надписью «Пожалуйста, обратитесь через 15 минут». Когда работникам нужны 15 минут покоя и сосредоточенности, они просто застегивают цепочку, и проходящие мимо коллеги принимают это условие. Никто не злоупотреблял данным средством и не запирался на целый день. Так сотрудники компании узнали, как 15 минут беспрерывной работы могут ускорить решение проблем.

Вы, конечно, можете сказать, что ваши сотрудники не такие дисциплинированные…

Андреа Ладанза, директор по семинарской работе в Американской ассоциации менеджмента, на совещаниях этой организации слышит много историй о том, как мыслят те, кто хронически прерывает других людей. Вот что она рассказала нам:

Конечно, в мире открытых офисных помещений незапланированные посетители – это вечная проблема. Один администратор рассказала, что наклеила крест-накрест полицейский скотч на подходе к своему рабочему месту, чтобы иметь возможность поработать над срочным делом. Но даже в этом случае один незваный гость прополз под скотчем и прошептал: «Это всего лишь я».

Насколько успешно вы избегаете ловушки дружеского общения? Оцените себя по следующим вопросам и повторите это через 30 дней. Простого ответа «да/нет» будет достаточно.

Вопросы

1. Я держу дверь «полузакрытой» для дружеского общения, но открытой для дел, вывешивая часы работы для моей команды и назначая встречи для большинства несрочных посетителей.