Лора Вандеркам - Что самые успешные люди делают до завтрака. Как изменить к лучшему свое утро… и жизнь

Такой подход Майкл Сонен положил в основу своего еженедельного ритуала планирования, которому он посвящает часть уик-энда. Сонен много лет возглавлял FTD (сеть цветочных магазинов), а в настоящее время руководит EmergencyLink – компанией, размещающей информацию о чрезвычайных происшествиях наиболее удобными способами для доступа семей и спасателей. Он говорит, что его самой главной личной привычкой является выделение половины воскресного дня для стратегического анализа. Сонен проводит несколько часов, обдумывая, «что входит в число наших приоритетов и каким образом донести это сотрудникам. Я обдумываю любые вопросы, которые у меня возникают, и важные проекты. Если в воскресенье вечером с этим достигается полная ясность, то утром в понедельник всем уже бывает понятно, что нужно делать». В понедельник достаточно будет провести короткое утреннее совещание, чтобы приступить к работе. Такое планирование делает всю неделю более продуктивной, говорит Сонен, поскольку его роль руководителя заключается «в том, чтобы помогать моим людям использовать свое время максимально рациональным образом. Им будет трудно работать эффективно, если не направить их деятельность». Если отложить планирование на утро понедельника, то сотрудники поймут, что именно нужно делать не ранее второй половины дня, и существует риск, что они значительно продвинутся в неверном направлении. Если у вас 10 работников, то 4 часа, бессистемно отработанные ими утром в понедельник, означают бессистемные трудозатраты в объеме 40 человеко-часов, то есть практически потерянный рабочий день всего коллектива. Таким образом, если Сонен удачно проводит вторую половину дня своего воскресного дня, рабочая неделя у всех остальных тоже складывается хорошо. «Что касается меня, то я уже давно заметил, что от того, как я использую это время, зависит очень многое», – говорит он.

Приверженцы системы Дэвида Аллена GTD (аббревиатура от «Getting Things Done» [8] В русском эквиваленте – «Привести дела в порядок». – Прим. перев. ) выделяют время на еженедельный анализ, в процессе которого рассматривают все незавершенные дела, составляют список дел под грифом «возможно/когда нибудь» и определяют следующие шаги в части важных проектов. Сам Аллен считает, что «этим неплохо заняться к концу недели», по воскресеньям или в часы долгих авиаперелетов. Главное – найти время и место, «где все вокруг спокойно, телефоны не звонят и за рабочим столом никто не дергает». Поскольку для большинства его клиентов подобная обстановка практически несбыточна, он говорит, что некоторые не назначают ничего до 9 утра, чтобы иметь возможность начать в 7 часов и «закончить до начала дурдома». Некоторые работают по пятницам дома, используя первую половину дня для спокойных размышлений и анализа происходящего, в обстановке, когда никто не рвет их на части, как в офисе. В любом случае надо очистить голову и понять, что относится к делам, требующим завершения. «Я не хочу добавлять ничего нового к тому, что уже зависло, – говорит Аллен, – но когда становится понятен предстоящий объем работы, можно обдумывать новые идеи и далеко идущие планы».

Обычно я занимаюсь своим планированием на трех уровнях. В декабре каждого года я продумываю вопросы, которые задала бы себе при составлении «годового отчета» в конце предстоящего года. Чего я хотела бы достичь за следующие свои 2000 рабочих часов? Понятно, что будущее непредсказуемо, а цели могут меняться. Тем не менее годовое целеполагание, вроде «удвоить посещаемость моего блога» или «создать набросок романа», фокусирует меня на действиях, которые могут помочь в достижении таких целей. Не забывая о годовых целях, каждый воскресный вечер я составляю перечень приоритетных задач на следующую неделю. В этот список попадают и срочные дела, и этапные задачи, связанные с целями на год (например, «изучить Google Analytics , чтобы понять драйверы трафика» и «написать 2000 слов литературного текста»). Я составляю очень четкий план на понедельник и в общих чертах набрасываю остальные дни недели. Затем, в понедельник вечером я уточняю план на вторник с учетом того, что осталось в списке приоритетных дел и что нового образовалось за понедельник. Вечером вторника я планирую среду, и далее в том же ключе. Обычно к пятнице мне удается завершить большинство дел, и тогда она становится днем окончательной расчистки завалов или дополнительным днем для планирования.