Дэвид Аллен - Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

У вас нет времени ни на один проект, потому что на самом деле вы не можете выполнить его целиком, занимаясь только отдельными этапами этого проекта. Сделайте последовательно, одно за другим, нужное количество действий – и задуманное сложится в единую картину: налоги уплачены, компания продана, вечеринка в честь дня рождения Сьюзан организована. Но вы не «выполнили» это все. Все упомянутые результаты стали следствием множества сделанных вами небольших физических, видимых шагов, благодаря которым в мире возникла еще одна – ваша – целостная картинка. Вот что значит «выполнить проект». Поскольку люди часто не хотят или не могут доводить проекты до стадии следующих конкретных шагов, ощущение нехватки времени на выполнение проекта препятствует любому продвижению к результату. Многие критические дела, «зависшие» в определенный момент, могут сдвинуться с мертвой точки только в результате следующего действия, на которое чаще всего требуется не более двух минут, при условии, что вы правильно определите суть этих шагов.

Скажите честно, избегаете ли вы действий в рамках долгосрочных проектов, потому что это долгосрочные проекты?

Обучая специалистов и руководителей высшего звена, мы часто сталкиваемся с проектами и целями, которые они называют долгосрочными. Знаете, все эти задачи – из разряда «реструктурировать департамент», «создать группу по разработке стратегии» и «создать стратегию инвестиций в личное развитие». Когда я спрашиваю: «Какое следующее действие должно быть выполнено для реализации этого проекта?» – чаще всего оказывается, что оно не определено. И, как-то робко защищаясь, люди оправдывают отсутствие конкретных шагов примерно такими словами: «Ну, знаете, на самом деле это же долгосрочный проект!..»

Есть почти незаметная, но очень важная разница между проектом, рассчитанным на долгосрочную перспективу, и тем, что попадает в категорию «Когда-нибудь / может быть». Если смешать эти два понятия, может получиться, что проект – это незавершенное дело, которое будет завершено как можно скорее, если, конечно, получится. «Как можно скорее» может занять у вас целых семь лет – и все равно это будет «Как можно скорее». А если ваш проект относится к разряду незавершенных дел, которые должны быть завершены, не ждите прогресса, пока не определите следующее действие. Если же следующего физического, видимого шага не предвидится, категория «Как можно скорее» превращается в приговор: «Никогда».

Расстояние – ничто; труден только первый шаг.

Великий французский маршал Льети как-то попросил садовника посадить дерево. Тот возразил, что дерево растет медленно и может не достичь зрелости даже через сто лет. Маршал ответил: «В таком случае нельзя терять ни минуты, посадите его сегодня же!»

И неважно, насколько далека цель, поскольку всегда есть то, что можно сделать для ее достижения немедленно, если вы искренни в желании достичь этой цели. Проект «Высадиться на Марс» может начинаться с чего-нибудь вроде «Позвонить Фреду насчет проекта бюджета полета на Марс», что может быть выполнено так же быстро и легко, как любое другое действие в вашем основном списке дел.

Одним из лучших способов откладывать дела на потом и терять мотивацию становится стремление придумывать масштабные цели, которые интерпретируются как долгосрочные. Едва сформулировав эти цели и определив такого рода проекты, мы начинаем испытывать самодовольство и поздравлять себя, словно уже успешно реализовали намеченное. Мы же «взяли на себя обязательства»! Но при этом стремление закончить незавершенные дела начинает исчезать буквально на глазах. Краткосрочные промежуточные результаты в долгосрочных проектах являются критически важным мотивирующим фактором, и понятные следующие шаги, которые могут быть сделаны в течение нескольких часов или дней, только подстегивают вдохновение.

Совершенно нормально внести ту или иную задачу в свой список «Когда-нибудь / может быть» (в моем, например, сейчас свыше сотни пунктов). Только будьте честны с самим собой в том, где этой задаче следует находиться – здесь или в списке реальных проектов. И помните, что любой реальный проект, долгосрочный или нет, требует следующего действия – это и обеспечивает нам ощущение внутренней гармонии. Если вы не предусмотрели и не запланировали это действие, проект по определению перейдет в разряд «Когда-нибудь / может быть».