Марк Хёрст - Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

• Nice notes («Милые письма»). Здесь можно держать особенно приятные или благодарственные письма, которые вы за годы работы получали от коллег. Не дайте затеряться этим очень важным посланиям – напротив, теперь они обретут второй дом. Называть файлы здесь можно как угодно, но пользуйтесь схемой именования файлов, если вы намерены позднее отыскать отдельные сообщения.

Хотя файлы в категориальных папках могут подлежать распространению (например, в папке расходов), старой системы именования здесь можно не придерживаться. Файлы в категориальных папках образуют более однородную структуру, чем файлы в папках проектов, так что разобраться в них не так сложно. Например, в папке Regs каждый файл можно просто назвать по соответствующему сайту; использование полной схемы именования не добавит полезной информации.

Последняя папка, которую, возможно, стоит создать, – это вторая корневая папка, отдельная от первой и носящая название Personal («Личное»). Она полезна на тех компьютерах, которые используются как для личных, так и для рабочих целей – эти два набора информации лучше хранить отдельно. Папка Personal может служить вместилищем любых файлов, которые содержат что-то важное лично для вас: письма, другие сообщения и т. д.

В папке Personal целесообразно разместить ряд категориальных папок.

• Info («Информация») или Important («Важное»). Это может быть общая папка для хранения важной информации – например, о состоянии страхового счета или контакты друзей и родственников. Названия файлов здесь должны быть краткими и показательными: к примеру, Health insurance («Страховка») или Аddresses («Адреса»).

• Сlips («Вырезки»). Это папка для интересных новостных статей, которые сохранены в текстовом формате в соответствии с принципами цифровой грамотности. (В подпапках, названных по годам, могут храниться новости прошлых лет.)

• Writing («Записи»). Архив любых личных записей – заметок, писем, черновиков или других пометок.

• Taxes [year] («Налоги [год]») (например, Taxes 2012). В этой папке находятся все уведомления, электронные письма и счета, относящиеся к текущему налоговому году. Каждое 1 января я создаю новую папку для налогов, чтобы держать там все налоговые счета и уведомления, которые получаю в течение года. Таким образом я могу подготовиться к заполнению налоговой декларации за следующий год.

• Годовая папка, например «2012», представляет собой набор разрозненных файлов за предыдущий год. В конце каждого года я создаю папку для нового, так что моя папка Personal содержит несколько годовых папок.

Наконец, стоит заметить, что, в отличие от основной, рабочей корневой папки, папка Personal может содержать на первом уровне не только папки, но и отдельные файлы. За исключением тех папок, которые описаны выше, папка Personal в основном служит хранилищем всех заинтересовавших пользователя папок. Некоторый беспорядок здесь не имеет большого значения: эта папка и так отделена от рабочей, и хаос никак не скажется на производительности труда.

Помимо одной или двух корневых папок есть только одно место в файловой системе, где нужно соблюдать упорядоченность, – это рабочий стол. Часто именно он используется наименее правильно. Как мы уже отмечали, организация по умолчанию позволяет файлам находиться там же, где они были созданы, и часто это будет именно рабочий стол. Замусоренный рабочий стол особенно заметен как самому пользователю, так и проходящим мимо коллегам. Его часто видно под открытыми приложениями, он всегда показывается во время загрузки. Как и в случае с пустым почтовым ящиком и пустым списком дел, для вашей производительности и боевого духа важно очистить рабочий стол от всех ненужных иконок и файлов.

Пустой рабочий стол имеет еще одно преимущество: если туда все же попадает файл, он отчетливо выделяется. Файлы на рабочем столе подобны стикерам на мониторе: один стикер успешно обращает на себя внимание пользователя, но большее количество уже создает раздражающий беспорядок. Таким образом, рабочий стол может быть удачным местом для временного хранения нескольких файлов, чтобы привлечь внимание пользователя, но это должно быть исключением. В основном держите рабочий стол пустым.

Возможно, некоторым пользователям покажется, что организовать файловую систему описанным выше образом – назначить корневую, проектные и категориальные папки – будет сложно, поскольку беспорядок в ней уже царит. Здесь нужно применить индукцию – первичную организацию файловой системы. Этот процесс близок к индукции при очищении почтового ящика – методу, описанному в главе «Управление входящими сообщениями».