Марк Хёрст - Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Однако у многих цифровых документов преимуществ естественного контекста нет, и часто нужно его задать. При создании таких документов авторы должны быть уверены, что контекст задан еще до введения ударной части. Начинать нужно со следующего:

• название документа;

• имя автора;

• дата (конкретной версии документа; она должна соответствовать дате в названии файла, как описано в главе «Именование файлов»);

• факультативное «введение»: все необходимое, чтобы объяснить, зачем создан этот документ, или привлечь внимание читателя (например, для сбора промежуточных результатов работы в середине долгосрочного проекта).

Например, такие документы, как меморандумы и отчеты, должны начинаться с сообщения имени автора, даты и названия, затем (если необходимо) переходить к предисловию, после чего уже начинается ударная часть.

Возможно, лучшим примером в области контекста послужит файл PowerPoint. Часто создаются презентации без опоры на контекст: не пишут, кто создал презентацию, когда, для кого, а самое главное – зачем . Эта информация должна содержаться в самых первых слайдах, до перехода к ударной части документа. Например, когда в нашей консалтинговой компании делают для клиента презентацию в формате PowerPoint, то часто начинают со следующих слайдов:

• слайд 1: титульный слайд (название документа, дата создания, имя клиента, название нашей компании, контактная информация);

• слайд 2: содержание, где перечисляются разделы документа;

• слайд 3: цель проекта (изложенная простым языком в нескольких строках);

• слайд 4: обзор проекта (описание всех его фаз с указанием текущей стадии);

• слайд 5: разделитель секции, вводящий ударную часть (например, «Стратегия проекта»), позволяющий консультанту во время собственно презентации убедиться, что все полностью поняли контекст и не имеют вопросов, и уже потом перейти к ударной части;

• слайд 6: ударная часть.

Первые четыре слайда служат контекстом, пятый и шестой вводят ударную часть. После этого переходят к поддержке и в конце иногда дают приложение.

Иногда сообщение в соответствии с принципами цифровой грамотности полностью понятно благодаря контексту, ударной части и поддержке, но имеются еще некоторые данные, которые могут быть полезны меньшей части аудитории, любящей детали. В этом случае нужно приложение – набор информации, к которому отсылает окончание поддержки. Если приложение дать как часть поддержки, это сделает сообщение слишком длинным, но его полезно включить куда-то еще, чтобы те, кому нужна дополнительная информация, смогли ее легко получить.

В электронном письме можно добавить приложение, закончив ссылкой на информацию. В нашем примере относительно пенсионного плана в конец сообщения можно добавить такую фразу: «Полная документация по пенсионному плану указана на сайте AcmeOne по адресу: …»

Такое приложение полезно и в презентациях PowerPoint. Я обычно заканчиваю поддерживающую часть слайдом «Спасибо за внимание», чтобы слушатели понимали, что презентация окончена. Однако есть и следующий слайд, который называется «Приложение», после которого можно вставить несколько дополнительных слайдов – это глубинные уровни поддержки или опосредованно связанные с ударной частью данные и анализы.

Напоследок еще несколько правил создания битов, особенно применительно к электронной почте.

• Утверждайте очевидное. Избегайте двусмысленностей, даже если это потребует увеличения объема сообщения. Хорошо написанное сообщение должно достигать своей цели так, чтобы его получателю не пришлось ничего переспрашивать. Если в письме содержится двусмысленность, то либо получатель задаст уточняющий вопрос, что замедлит процесс, либо, что еще хуже, получатель не задаст вопрос, а неправильно интерпретирует смысл сообщения.

• Избегайте относительных дат . Слова «сегодня» и «завтра» в письме могут привести к смешению и путанице. Поскольку вам неизвестно, когда получатель откроет письмо, необходимо быть особенно точным в отношении времени. Неважно, где находится получатель – в соседнем кабинете или в другом полушарии, всегда используйте абсолютную датировку. Пишите «сегодня, в среду» или «завтра, в четверг». Если вы хотите быть особенно точны, пишите всю дату: «сегодня, во вторник, 12 февраля». (Разумеется, если в письме упоминается время дня, а получатель находится в другом часовом поясе, укажите и часовой пояс.)