Марк Хёрст - Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Успех в управлении списками дел легко оценить по количеству элементов ежедневного списка. Подобно оценке количества писем в почтовом ящике оценка количества задач – легкий способ понять, насколько пользователь продвинулся на пути к завершенности. Все обладающие цифровой грамотностью люди должны очищать раз в день почтовый ящик. Так и список дел они должны очищать как минимум раз в неделю. (Ежедневно решать все задачи из списка на день невозможно, тем более что некоторые дела требуют нескольких дней работы.) Разве не прекрасно уходить с работы вечером в пятницу в предвкушении выходных, ощущая завершенность после того, как почтовый ящик и список дел очищены. (Конечно, только до понедельника.)

Еще одно преимущество списка дел, который связан с электронной почтой: возможность проверки. Используя поле письма «Скрытая копия» пользователь может применять список дел как лучшее в мире средство для проверки.

Вот два частых сценария, которые вызывают необходимость проверки.

1. Подтверждение: после того как вы в письме задали кому-то вопрос, дали задание или поручили какое-то дело, нужно убедиться, что человек понял, что ему поручено, и выполнит эту задачу за соответствующее время.

2. Завершение: затем нужно проследить и убедиться, что задача выполнена вовремя или отложена.

В обоих случаях, отсылая письмо получателю, поставьте в скрытую копию свой список дел (Good Todo или другой с той же функцией). Теперь проверка будет включена в ваш список дел, и вы о ней не забудете: судьба всех задач, которые вы кому-то поручили, станет вам, таким образом, известна.

Когда я провожу проверку в своей компании, то большинство моих сотрудников отвечают мне сразу же просто от удивления: они шокированы моим педантичным следованием расписанию. Могут пройти недели или месяцы, но я вновь обращаюсь к ним точно вовремя, цитируя их собственные слова – к их восторгу или ужасу, в зависимости от повода. Меня неоднократно спрашивали, не сошел ли я с ума.

В этом и состоит красота грамотного с цифровой точки зрения управления списками дел: биты можно использовать для своей выгоды, я могу достичь почти стопроцентной точности и соблюдения расписания – даже ценой репутации маньяка! – при меньших затратах на размышления. Если я посылаю проверочное напоминание на шесть месяцев вперед, то могу полностью забыть о задании, оставить биты в покое, пока оно снова не обретет важность и список дел вновь не предложит его моему вниманию.

Конечно, это лишь некоторые предложения по управлению списками дел. Овладевшие цифровой грамотностью пользователи должны постоянно искать и другие пути повышения эффективности. Как и вся цифровая грамотность, управление списками дел – это процесс постоянного улучшения и самосовершенствования.

У нас ходит поговорка: «Учиться в Массачусетском технологическом университете – это как пить из пожарного шланга» [10]. То же самое можно сказать о получении информации в перенасыщенном данными мире, в котором мы живем. В 1989 году в своей книге Information Anxiety («Информационная тревога») Ричард Сол Вурмен написал: «Один из самых настораживающих побочных эффектов информационной эры – ощущение, что мы обязаны все знать. Понимание своей ограниченности необходимо, чтобы выжить в информационной лавине. Нельзя и не следует впитывать все или даже реагировать на все». Книга была издана еще до наступления популярности электронных писем, то есть цитата относится к потоку печатной информации. Это утверждение сегодня еще более актуально. Цифровой век привел к гигантскому увеличению информации, которую нам предлагается обработать.

Представьте себе те средства массовой информации, которые постоянно соперничают за наше внимание. Это всего лишь периодические ресурсы, которые регулярно предлагают себя прочитать, посмотреть или послушать. (Одноразовые варианты – книги и кино – тоже вносят свой вклад в загрязнение информационного пространства.)

Офлайновые СМИ:

• журналы;

• газеты;

• телепередачи;

• радиопрограммы.

Онлайновые СМИ:

• рассылки новостей (один источник пишет для многих читателей);

• листы рассылок (многие пользователи общаются на одну общую тему);

• сайты и блоги;

• новые типы онлайн-контента: подкасты, социальные сети и т. д.

У нас выбор информации больше, чем когда-либо в истории. Состоятельные люди, живущие в городах или пригородах, могут легко получить доступ к десяткам вариантов в офлайновой категории, а любой пользователь интернета может выбрать тысячи или миллионы вариантов в онлайн-категории. Уже само количество доступных вариантов ужасает, даже если не пытаться их читать, смотреть или слушать. С тем же успехом можно попытаться подсчитать песчинки на пляже – даже объем явления сложно оценить.